مقالات SysLink ERP، صفحه ۷۴

برگشت از فروش باید همزمان فروش، موجودی کالا، حساب مشتری، تخفیف و مالیات را اصلاح کند تا گزارش‌ها و مانده‌ها اشتباه نشوند.

برای ثبت درست فاکتور فروش باید مشتری، کالا، قیمت، تخفیف، مالیات، انبار، شرایط پرداخت و اثر حسابداری آن با دقت کنترل شود.

اتصال فاکتور فروش به انبار و حسابداری باعث می‌شود موجودی، مطالبات، سند مالی، سود فروش و گزارش مدیریتی از یک داده مشترک ساخته شوند.

داشبورد مدیرعامل باید فروش، نقدینگی، مطالبات، بدهی‌ها، موجودی بحرانی، سود فروش و کارهای باز را کوتاه و قابل تصمیم نمایش دهد.

گزارش روزانه مدیرعامل باید فروش، دریافت، پرداخت، مطالبات، بدهی‌ها، موجودی بحرانی و کارهای نیازمند پیگیری را کوتاه و قابل تصمیم نشان دهد.

فایل اکسل حقوق و دستمزد پایه برای کنترل اولیه کارکرد، حقوق پایه، مزایا، کسورات و خالص پرداختی مناسب است، اما جایگزین سیستم حقوق قطعی نیست.

فایل اکسل سود فروش کمک می‌کند مبلغ فروش، تخفیف، مالیات، بهای تمام‌شده و سود تقریبی هر فاکتور به شکل ساده محاسبه شود.

فایل اکسل کنترل موجودی کمک می‌کند ورود، خروج، مانده کالا، حداقل موجودی و هشدار کسری برای انبارهای کوچک به شکل ساده پیگیری شود.

فایل اکسل گزارش مطالبات کمک می‌کند مانده مشتریان، سررسید فاکتورها، مبالغ دیرکرد و وضعیت پیگیری وصول در یک گزارش قابل ویرایش ثبت شود.

فایل اکسل مغایرت بانکی کمک می‌کند گردش بانک و دفتر شرکت با هم تطبیق داده شوند و اختلاف‌های ناشی از ثبت ناقص یا تاخیر شناسایی شود.

فایل اکسل کنترل چک‌ها کمک می‌کند چک‌های دریافتنی، پرداختنی، سررسید، وضعیت وصول، برگشت و پیگیری روزانه در یک دفتر قابل ویرایش ثبت شود.

رسید انبار ورود کالا را ثبت می‌کند و حواله انبار خروج کالا را؛ اتصال این دو سند به خرید، فروش و حسابداری برای کنترل موجودی ضروری است.

اشتباهات مدیریت موجودی مثل ثبت دیرهنگام، کدینگ نامنظم، نبود حداقل موجودی، کنترل نکردن برگشت‌ها و انبارگردانی ناقص باعث اختلاف و توقف فروش می‌شود.

در یک شرکت بازرگانی کوچک با ۵ کاربر، ERP باید خرید، فروش، انبار، دریافت و پرداخت و گزارش مدیرعامل را در یک مسیر قابل پیگیری قرار دهد.

در عمده‌فروشی دارای یک انبار، فروش اعتباری وقتی قابل کنترل است که سفارش، موجودی، فاکتور، خروج کالا و مطالبات مشتری در یک مسیر ثبت شود.

فروشگاه عمده وقتی چند کالا، مشتری تکراری و فاکتورهای متعدد دارد، باید موجودی، قیمت، تخفیف، خروج کالا و سود فروش را همزمان کنترل کند.

مهاجرت از اکسل به ERP باید مرحله‌ای انجام شود: پاک‌سازی داده، تعریف کالا و طرف حساب، انتقال مانده‌ها، تست فروش و خرید و آموزش کاربران.

گزارش بدهی تامین‌کنندگان باید مانده هر تامین‌کننده، سررسید پرداخت، فاکتورهای خرید باز، پیش‌پرداخت و برنامه پرداخت را شفاف کند.

سفارش خرید، فاکتور خرید و رسید انبار سه سند متفاوت‌اند؛ یکی درخواست خرید را کنترل می‌کند، یکی بدهی مالی را می‌سازد و دیگری ورود کالا را ثبت می‌کند.

گزارش مطالبات مشتریان باید مانده هر مشتری، سررسید، مبلغ overdue، فاکتورهای باز و مسئول پیگیری را نشان دهد تا وصول قابل کنترل شود.

اگر فایل‌های اکسل زیاد شده‌اند، گزارش‌ها دیر آماده می‌شوند و فروش، انبار و مالی عددهای متفاوت دارند، وقت بررسی ERP رسیده است.

اکسل وقتی مسئله‌ساز می‌شود که چند کاربر، چند فایل، فرمول‌های حساس، گزارش‌های دیرهنگام و داده‌های فروش و انبار جدا از هم باشند.

اصلاح‌های زیاد آخر ماه معمولاً نتیجه ثبت جداگانه فروش، خرید، انبار و خزانه، نبود کنترل روزانه و تولید دستی سندهای حسابداری است.

اختلاف گزارش فروش و حسابداری از تفاوت زمان ثبت، تخفیف، مالیات، برگشت فروش، دریافت وجه و جدا بودن سیستم فروش از حسابداری ایجاد می‌شود.