در مدیریت انبار، دو سند بسیار مهم وجود دارد: رسید انبار و حواله انبار. رسید انبار ورود کالا را ثبت میکند و حواله انبار خروج کالا را. اگر این دو سند درست ثبت نشوند، موجودی سیستم با انبار واقعی فرق میکند و فروش، خرید و حسابداری هم تحت تاثیر قرار میگیرند.
در ERP، رسید و حواله فقط سند انبار نیستند. این اسناد باید به خرید، فروش، برگشت کالا و گزارش مالی وصل باشند تا مشخص شود هر ورود و خروج از کجا آمده و چه اثری روی شرکت دارد.
رسید انبار چیست؟
رسید انبار یعنی ثبت ورود کالا به انبار. این ورود ممکن است به دلیل خرید، برگشت از فروش، انتقال از انبار دیگر یا تعدیل موجودی باشد. مهم است که نوع ورود مشخص باشد، چون اثر مالی و عملیاتی هر کدام فرق دارد.
اطلاعات مهم در رسید انبار:
- تاریخ ورود
- انبار مقصد
- کالا و تعداد
- تامینکننده یا مبدا ورود
- ارتباط با فاکتور خرید یا سفارش خرید
- توضیح یا شماره پیگیری
حواله انبار چیست؟
حواله انبار یعنی ثبت خروج کالا از انبار. خروج ممکن است برای فروش، برگشت خرید، انتقال به انبار دیگر، مصرف داخلی یا تعدیل باشد. اگر حواله درست ثبت نشود، سیستم فکر میکند کالا هنوز موجود است، در حالی که کالا از انبار خارج شده است.
اطلاعات مهم در حواله انبار:
- تاریخ خروج
- انبار مبدا
- کالا و تعداد
- مشتری یا مقصد خروج
- ارتباط با فاکتور فروش یا درخواست خروج
- وضعیت تایید یا تحویل
تفاوت رسید و حواله در یک نگاه
| سند | جهت حرکت کالا | مثال |
|---|---|---|
| رسید انبار | ورود به انبار | خرید از تامینکننده یا برگشت از فروش |
| حواله انبار | خروج از انبار | فروش به مشتری یا برگشت خرید |
این تفاوت ساده است، اما در عمل اگر سندها به فاکتور و سفارش وصل نباشند، پیگیری سخت میشود.
چرا اتصال به خرید و فروش مهم است؟
اگر فاکتور خرید ثبت شود اما رسید انبار ثبت نشود، حسابداری بدهی تامینکننده را میبیند اما انبار کالا را ندارد. اگر فاکتور فروش ثبت شود اما حواله انبار ثبت نشود، فروش ثبت شده اما موجودی کم نشده است.
ERP باید کمک کند این مسیرها از هم جدا نیفتند. خرید باید بتواند به رسید انبار وصل شود و فروش باید بتواند به حواله انبار وصل شود.
اشتباهات رایج در رسید و حواله
- ثبت ورود کالا بدون ارتباط با خرید
- ثبت خروج کالا بدون ارتباط با فروش
- استفاده از تعدیل موجودی به جای سند واقعی
- ثبت نکردن برگشت کالا
- انتخاب اشتباه انبار مبدا یا مقصد
- ثبت دیرهنگام اسناد انبار
SysLink در کنترل انبار چه کمکی میکند؟
SysLink ERP باید رسید، حواله، خرید، فروش و حسابداری را به هم متصل کند تا موجودی انبار قابل اتکا باشد. وقتی ورود و خروج کالا در مسیر درست ثبت شود، گزارش مانده انبار، فروش، خرید و هشدار حداقل موجودی دقیقتر میشود.
برای ادامه، مقاله کنترل موجودی کالا چیست؟ و تفاوت سفارش خرید، فاکتور خرید و رسید انبار را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- رسید انبار: سند ثبت ورود کالا به انبار.
- حواله انبار: سند ثبت خروج کالا از انبار.
- تعدیل موجودی: اصلاح دستی موجودی برای هماهنگ کردن عدد سیستم با واقعیت.
- انبار مبدا و مقصد: انباری که کالا از آن خارج یا به آن وارد میشود.