مفاهیم حسابداری که مدیران و کاربران ERP باید بدانند

حساب دریافتنی نشان می‌دهد شرکت بابت فروش نسیه یا خدمات انجام‌شده، چه مبلغی باید از مشتریان دریافت کند.

حساب پرداختنی بدهی شرکت به تامین‌کنندگان و اشخاص دیگر را نشان می‌دهد؛ بدهی‌هایی که باید در زمان مشخص پرداخت شوند.

سند حسابداری ثبت رسمی اثر مالی هر رویداد در شرکت است؛ از فروش و خرید تا دریافت، پرداخت و تعدیل موجودی.

بدهکار و بستانکار زبان اصلی ثبت حسابداری هستند و نشان می‌دهند هر رویداد مالی چه اثری روی حساب‌ها می‌گذارد.

تراز آزمایشی گزارشی برای کنترل مانده حساب‌ها و بررسی برابری جمع بدهکار و بستانکار در یک دوره مالی است.

دفتر روزنامه رویدادها را به ترتیب تاریخ ثبت می‌کند و دفتر کل همان اطلاعات را بر اساس حساب‌ها مرتب نشان می‌دهد.

پیش‌دریافت و پیش‌پرداخت زمانی ایجاد می‌شوند که پول قبل از تحویل کالا، ارائه خدمت یا دریافت فاکتور نهایی جابه‌جا شود.

بهای تمام‌شده کالا نشان می‌دهد کالای فروخته‌شده برای شرکت چقدر هزینه داشته و سود واقعی فروش چطور محاسبه می‌شود.

در ERP، ثبت فروش فقط صدور فاکتور نیست؛ موجودی، مطالبات، مالیات، تخفیف و سند حسابداری باید هماهنگ ثبت شوند.

حسابداری انبار کمک می‌کند ورود و خروج کالا، مانده موجودی و ارزش ریالی انبار با فروش، خرید و حسابداری هماهنگ بماند.

سرفصل حساب عنوان اصلی هر حساب در حسابداری است و کمک می‌کند دارایی، بدهی، درآمد، هزینه و سرمایه در گزارش‌های مالی منظم دیده شوند.

کدینگ حساب ساختار شماره‌گذاری و طبقه‌بندی حساب‌هاست و باعث می‌شود ثبت سند، دفتر کل، تراز آزمایشی و گزارش مالی منظم‌تر انجام شود.

حساب تفصیلی جزئیات یک حساب را نشان می‌دهد؛ مثل مانده هر مشتری، تامین‌کننده، کارمند، پروژه، بانک یا مرکز هزینه در کنار حساب‌های اصلی.

خزانه‌داری در شرکت یعنی مدیریت دریافت، پرداخت، صندوق، بانک، چک، جریان نقد و کنترل بدهی‌ها و مطالبات در کنار حسابداری.

مغایرت بانکی اختلاف بین گردش ثبت‌شده در حسابداری و گردش واقعی بانک است و با تطبیق بانکی باید بررسی و اصلاح شود.

گردش کالا نشان می‌دهد هر کالا در یک دوره چه میزان ورود، خروج، برگشت، تعدیل و مانده داشته و برای کنترل انبار و فروش ضروری است.

رسید انبار سند ورود کالا به انبار است و نشان می‌دهد چه کالایی، به چه تعدادی، از چه منبعی و در چه تاریخی وارد انبار شده است.

حواله انبار سند خروج کالا از انبار است و برای فروش، مصرف داخلی، انتقال، برگشت یا خروج‌های کنترل‌شده کالا استفاده می‌شود.

سال مالی دوره اصلی گزارشگری مالی شرکت است و درآمد، هزینه، سود، زیان، دارایی و بدهی در محدوده آن بررسی و بسته می‌شود.

دوره مالی بازه‌ای داخل سال مالی است که برای ثبت، کنترل و گزارش‌گیری حسابداری استفاده می‌شود؛ مثل ماه، فصل یا دوره‌های داخلی شرکت.