کدینگ حساب یعنی حسابهای شرکت با یک ساختار کدگذاریشده تعریف شوند. این کدها معمولا از سطحهای مختلف تشکیل میشوند؛ مثل گروه حساب، کل، معین و گاهی تفصیل. هدف کدینگ این است که هر ثبت مالی در جای درست خود قرار بگیرد و گزارشها قابل مقایسه و قابل کنترل باشند.
برای نمونه، حسابهای بانکی، صندوق، مشتریان، تامینکنندگان، فروش، هزینهها و داراییها هر کدام باید کد و جایگاه مشخص داشته باشند. اگر کدینگ منظم نباشد، حسابدار در زمان ثبت سند مردد میشود و گزارشهای بعدی هم پراکنده و دشوار میشوند.
کدینگ خوب چه ویژگیهایی دارد؟
کدینگ خوب باید قابل فهم، قابل توسعه و متناسب با اندازه شرکت باشد. شرکت کوچک لازم نیست از روز اول ساختار بسیار پیچیده داشته باشد، اما باید طوری طراحی شود که با اضافه شدن شعبه، انبار، حساب بانکی یا نوع جدید هزینه، مجبور به بازسازی کامل حسابها نشود.
کدینگ باید با سرفصل حساب هماهنگ باشد. سرفصلها عنوانهای اصلی هستند و کدینگ، نظم عددی و ساختاری آنها را مشخص میکند.
کدینگ در ERP چه تفاوتی دارد؟
در ERP، کدینگ فقط در بخش حسابداری استفاده نمیشود. فروش، خرید، انبار و خزانه هم به حسابها وصل میشوند. برای مثال کالاها میتوانند حساب فروش، حساب موجودی یا حساب بهای تمامشده داشته باشند. اگر این ارتباط درست تعریف نشود، سندهای خودکار یا گزارشهای مالی دچار خطا میشوند.
در SysLink، کدینگ حساب باید با مسیر عملیاتی شرکت هماهنگ شود: فاکتور فروش، خرید، ورود انبار، دریافت، پرداخت و گزارشهای مالی. به همین دلیل طراحی کدینگ فقط یک کار فنی نیست؛ بخشی از طراحی فرآیند مالی شرکت است.
جمعبندی
کدینگ حساب اسکلت حسابداری شرکت است. هرچه این اسکلت منظمتر و متناسبتر باشد، ثبت سند، گزارشگیری و کنترل مالی در ERP سادهتر و قابل اعتمادتر میشود.