حساب تفصیلی برای دیدن جزئیات پشت یک حساب استفاده میشود. حسابهای اصلی نشان میدهند شرکت در چه گروهی بدهکار یا بستانکار است، اما تفصیل مشخص میکند این مانده مربوط به چه شخص، پروژه، بانک، مرکز هزینه یا کالا است.
برای مثال «حسابهای دریافتنی» یک حساب اصلی است، اما مدیر مالی فقط دانستن مبلغ کل طلب کافی نیست. باید بداند از هر مشتری چقدر طلب دارد. در اینجا مشتریها میتوانند تفصیل حساب دریافتنی باشند.
مثال ساده از حساب تفصیلی
فرض کنید شرکت از سه مشتری طلب دارد. اگر فقط یک عدد کلی در حساب دریافتنی دیده شود، پیگیری وصول سخت میشود. اما اگر هر مشتری بهعنوان تفصیل ثبت شده باشد، گزارش نشان میدهد مشتری اول چقدر بدهکار است، مشتری دوم چه مبلغی پرداخت کرده و کدام مانده از سررسید گذشته است.
تفصیل برای تامینکننده، کارمند، پروژه، مرکز هزینه، حساب بانکی و حتی بعضی کالاها هم کاربرد دارد. مهم این است که جزئیات لازم برای تصمیمگیری از حساب اصلی جدا شود.
تفصیل در ERP
در ERP، تفصیل باید با عملیات روزانه هماهنگ باشد. وقتی فاکتور فروش صادر میشود، مشتری مربوطه باید در گزارش مطالبات دیده شود. وقتی خرید ثبت میشود، تامینکننده باید در گزارش بدهیها قابل پیگیری باشد.
اگر تفصیل درست تعریف نشود، گزارشها کلی و کماثر میشوند. مثلا مدیر فقط میبیند شرکت بدهکار است، اما نمیفهمد بدهی مربوط به کدام تامینکننده و کدام فاکتور است.
در SysLink ERP تفصیل باید به فروش، خرید، خزانه و حسابداری وصل باشد تا گزارش طرف حساب، بدهی و مطالبات قابل اتکا باشد.
جمعبندی
حساب تفصیلی جزئیات لازم برای مدیریت مالی را فراهم میکند. بدون تفصیل، حسابداری عدد دارد اما پاسخ دقیق به سوالهای روزانه مدیر نمیدهد.