حواله انبار سندی است که خروج کالا از انبار را ثبت میکند. وقتی کالا بابت فروش تحویل مشتری میشود، برای مصرف داخلی خارج میشود، به انبار دیگری انتقال پیدا میکند یا به هر دلیل از موجودی خارج میشود، باید حواله انبار ثبت شود.
حواله کمک میکند موجودی سیستم با واقعیت انبار هماهنگ بماند. اگر خروج کالا بدون حواله انجام شود، سیستم کالا را موجود نشان میدهد در حالی که کالا دیگر در انبار نیست.
حواله انبار در فروش
در شرکتهای فروش کالا، حواله انبار معمولا به فاکتور فروش یا سفارش مشتری مرتبط است. این ارتباط مهم است چون نشان میدهد کدام فروش باعث خروج کدام کالا شده است. بدون این ارتباط، پیگیری اختلاف بین فروش و موجودی دشوار میشود.
برای مثال اگر فروشنده فاکتور صادر کند اما انبار خروج را ثبت نکند، موجودی اشتباه باقی میماند. اگر انبار کالا را خارج کند اما فروش ثبت نشود، حسابداری و مطالبات مشتری ناقص میشود.
حواله انبار در ERP
در ERP، حواله انبار باید با فروش، برگشت، انتقال و حسابداری انبار هماهنگ باشد. هر خروج کالا میتواند روی موجودی، بهای تمامشده و گزارش فروش اثر بگذارد.
در SysLink ERP هدف این است که خروج کالا فقط یک فرم انباری نباشد؛ بلکه بخشی از جریان فروش، موجودی و گزارش مدیریتی باشد.
جمعبندی
حواله انبار سند کنترل خروج کالا است. اگر حواله دقیق ثبت نشود، موجودی، فروش و گزارش مالی بهمرور از واقعیت فاصله میگیرند.