در فرآیند خرید، سه اصطلاح زیاد تکرار میشود: سفارش خرید، فاکتور خرید و رسید انبار. این سه سند شبیه هم نیستند و جای هم را نمیگیرند. اگر شرکت تفاوت آنها را درست نداند، خرید، انبار و حسابداری دچار اختلاف میشوند.
سفارش خرید قبل از خرید قطعی است. فاکتور خرید اثر مالی دارد. رسید انبار ورود واقعی کالا را ثبت میکند.
سفارش خرید چیست؟
سفارش خرید سندی است که نشان میدهد شرکت قصد خرید چه کالا یا خدمتی را از کدام تامینکننده دارد. این سند معمولاً قبل از دریافت کالا و قبل از ثبت بدهی قطعی صادر میشود.
کاربرد سفارش خرید:
- کنترل نیاز واقعی خرید
- تایید خرید قبل از تعهد مالی
- مشخص کردن کالا، مقدار، قیمت توافقی و تامینکننده
- پیگیری وضعیت سفارش تا تحویل
فاکتور خرید چیست؟
فاکتور خرید سندی است که تامینکننده بابت فروش کالا یا خدمت به شرکت ارائه میکند. این سند معمولاً مبنای ثبت بدهی به تامینکننده و ثبت مالی خرید است.
اگر فاکتور خرید بدون کنترل با سفارش و رسید انبار ثبت شود، ممکن است شرکت بابت کالایی بدهکار شود که هنوز کامل دریافت نکرده است.
رسید انبار چیست؟
رسید انبار سند ورود واقعی کالا به انبار است. یعنی انباردار تایید میکند چه کالایی، چه تعداد و در چه تاریخی وارد انبار شده است. این سند برای کنترل موجودی حیاتی است.
رسید انبار ممکن است با سفارش خرید یا فاکتور خرید اختلاف داشته باشد. مثلا سفارش ۱۰۰ عدد بوده اما فقط ۸۰ عدد تحویل شده است.
تفاوتها در یک جدول
| سند | زمان صدور | اثر اصلی | مسئول معمول |
|---|---|---|---|
| سفارش خرید | قبل از خرید یا تحویل | برنامه و تایید خرید | واحد خرید |
| فاکتور خرید | بعد از صدور سند تامینکننده | بدهی و ثبت مالی | حسابداری/مالی |
| رسید انبار | هنگام ورود کالا | افزایش موجودی | انبار |
این تفکیک کمک میکند شرکت بفهمد چه چیزی سفارش داده، چه چیزی تحویل گرفته و بابت چه چیزی بدهکار شده است.
مثال عملی
شرکت ۵۰ عدد کالا سفارش میدهد. تامینکننده فاکتور ۵۰ عددی صادر میکند، اما انبار فقط ۴۵ عدد تحویل میگیرد. اگر فقط فاکتور خرید ثبت شود، حسابداری بدهی ۵۰ عدد را نشان میدهد و انبار هم شاید موجودی را کامل افزایش دهد. اما رسید انبار نشان میدهد واقعاً ۴۵ عدد وارد شده و ۵ عدد باید پیگیری شود.
ERP چه کمکی میکند؟
ERP میتواند این سه سند را به هم وصل کند. مدیر خرید سفارش را ثبت میکند، انبار رسید را بر اساس تحویل واقعی ثبت میکند و حسابداری فاکتور خرید را با سفارش و رسید تطبیق میدهد. در نتیجه، بدهی تامینکننده و موجودی کالا دقیقتر میشود.
SysLink این فرآیند را چگونه میبیند؟
در SysLink ERP، خرید نباید فقط ثبت فاکتور باشد. سفارش خرید، ورود کالا، بدهی تامینکننده و گزارش موجودی باید به هم وصل باشند. این اتصال جلوی خرید تکراری، بدهی اشتباه و اختلاف انبار را میگیرد.
برای ادامه، مقاله مدیریت خرید در شرکتهای کوچک و صفحه رسید انبار چیست؟ را بخوانید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- سفارش خرید: درخواست یا تعهد اولیه برای خرید از تامینکننده.
- فاکتور خرید: سند مالی خرید و ایجاد بدهی.
- رسید انبار: سند ورود واقعی کالا به انبار.
- تامینکننده: شخص یا شرکتی که کالا یا خدمت را تامین میکند.
- تطبیق خرید: مقایسه سفارش، فاکتور و رسید انبار.