کنترل چکها در شرکت کوچک معمولاً با دفتر، یادداشت یا چند فایل پراکنده شروع میشود. تا وقتی تعداد چکها کم است، این روش قابل تحمل است؛ اما با زیاد شدن چکهای دریافتنی و پرداختنی، فراموش شدن سررسید یا ثبت نشدن وضعیت وصول میتواند برای نقدینگی شرکت دردسر ایجاد کند.
فایل اکسل کنترل چکها برای همین مرحله طراحی میشود: جایی که شرکت هنوز به یک دفتر ساده و قابل ویرایش نیاز دارد، اما میخواهد اطلاعات چکها منظمتر ثبت شود.
این فایل برای چه کسانی مناسب است؟
- حسابداری که میخواهد چکهای دریافتنی را روزانه کنترل کند.
- مدیر مالی که باید بداند هفته بعد چه چکهایی سررسید دارند.
- مدیرعامل که میخواهد ریسک نقدینگی را زودتر ببیند.
- شرکتی که هنوز چکها را در دفتر دستی یا پیامهای پراکنده نگه میدارد.
چه ستونهایی باید در فایل باشد؟
| ستون | کاربرد |
|---|---|
| شماره چک | شناسایی سریع چک |
| بانک و شعبه | مشخصات محل پرداخت یا وصول |
| طرف حساب | مشتری یا تامینکننده مرتبط |
| مبلغ | مبلغ چک |
| تاریخ سررسید | زمان وصول یا پرداخت |
| نوع چک | دریافتنی یا پرداختنی |
| وضعیت | در جریان، وصولشده، خرجشده، برگشتی یا ابطال |
| توضیحات پیگیری | یادداشت تماس یا اقدام بعدی |
اگر این ستونها درست پر شوند، فایل به یک ابزار ساده برای کنترل روزانه تبدیل میشود.
روش استفاده پیشنهادی
هر چک را همان روز دریافت یا صدور در فایل ثبت کنید. آخر هر روز، وضعیت چکهای سررسید نزدیک را فیلتر کنید. برای چکهای دریافتنی، مسئول پیگیری را مشخص کنید. برای چکهای پرداختنی، مطمئن شوید مانده بانک یا برنامه پرداخت آماده است.
بهتر است یک نفر مسئول نهایی فایل باشد تا چند نسخه مختلف از فایل ساخته نشود.
محدودیت اکسل در کنترل چک
اکسل برای شروع مناسب است، اما وقتی چند نفر همزمان با چکها کار میکنند یا قرار است چک به فاکتور، دریافت، پرداخت، بانک و حساب مشتری وصل شود، فایل اکسل به تنهایی کافی نیست. در این مرحله ERP کمک میکند چک بخشی از جریان خزانه و حسابداری باشد.
دانلود و صفحه راهنما
- صفحه فایل اکسل چک دریافتنی
- صفحه فایل اکسل چک پرداختنی
- صفحه فایل اکسل گزارش سررسید چک
- دانلود مستقیم فایل چک دریافتنی
- دانلود مستقیم فایل چک پرداختنی
برای کنترل سیستمیتر، مقاله کنترل چکهای دریافتنی و پرداختنی در شرکتهای کوچک را هم ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- چک دریافتنی: چکی که شرکت از مشتری یا طرف حساب دریافت کرده است.
- چک پرداختنی: چکی که شرکت برای پرداخت به طرف حساب صادر کرده است.
- سررسید: تاریخی که چک باید وصول یا پرداخت شود.
- چک برگشتی: چکی که در زمان ارائه به بانک پرداخت نشده است.