چک در شرکتهای کوچک فقط یک ابزار پرداخت نیست؛ بخشی از برنامه نقدینگی و ریسک مالی شرکت است. اگر چکهای دریافتنی دیر پیگیری شوند یا چکهای پرداختنی بدون برنامه سررسید شوند، شرکت خیلی سریع با کمبود نقدینگی یا بینظمی مالی روبهرو میشود.
کنترل چک یعنی بدانید هر چک از چه کسی دریافت شده یا به چه کسی پرداخت شده، مبلغ آن چقدر است، سررسید چه زمانی است، وضعیت فعلی آن چیست و اقدام بعدی چیست.
چک دریافتنی و پرداختنی چه تفاوتی دارند؟
چک دریافتنی چکی است که شرکت از مشتری یا طرف حساب دریافت میکند و انتظار دارد در سررسید وصول شود. چک پرداختنی چکی است که شرکت به تامینکننده، فروشنده یا شخص دیگر داده و باید در سررسید تامین موجودی کند.
هر دو برای نقدینگی مهماند. چک دریافتنی اگر وصول نشود، ورودی نقدی عقب میافتد. چک پرداختنی اگر بدون موجودی برسد، اعتبار شرکت آسیب میبیند.
جدول کنترل چک باید چه اطلاعاتی داشته باشد؟
| ستون | کاربرد |
|---|---|
| نوع چک | دریافتنی یا پرداختنی |
| شماره چک | شناسایی سند |
| طرف حساب | مشتری یا تامینکننده |
| مبلغ | اثر نقدی |
| تاریخ سررسید | زمان اقدام |
| وضعیت | نزد صندوق، واگذار شده، وصول شده، برگشت خورده، ابطال شده |
| اقدام بعدی | پیگیری، تامین وجه، ثبت وصول یا ثبت برگشت |
اگر فقط شماره و مبلغ چک ثبت شود، کنترل واقعی انجام نمیشود.
برنامه روزانه کنترل چک
برای شرکت کوچک، یک روتین ساده کافی است:
- هر روز چکهای سررسید امروز و سه روز آینده بررسی شود.
- چکهای دریافتنی نزدیک سررسید با مشتری هماهنگ شود.
- چکهای پرداختنی با مانده بانک و برنامه پرداخت کنترل شود.
- چکهای برگشتی یا وصول نشده در گزارش مدیریتی دیده شود.
- وضعیت چک بعد از اقدام سریع بهروز شود.
این روتین ساده جلوی بسیاری از بحرانهای نقدینگی را میگیرد.
اشتباهات رایج
- نگهداری چکها فقط در دفتر دستی یا فایل پراکنده
- نداشتن وضعیت دقیق برای هر چک
- فراموش کردن چکهای خرجشده یا واگذارشده
- ثبت نکردن برگشت چک در حساب طرف حساب
- نبود گزارش سررسید روزانه
- جدا بودن چک از حسابداری و خزانه
ارتباط چک با مطالبات و بدهیها
چک دریافتنی معمولاً برای تسویه طلب مشتری دریافت میشود. چک پرداختنی هم معمولاً برای پرداخت بدهی به تامینکننده صادر میشود. بنابراین کنترل چک جدا از گزارش مطالبات و بدهیها کامل نیست.
اگر چک دریافتنی وصول نشود، طلب مشتری همچنان باید قابل پیگیری باشد. اگر چک پرداختنی صادر شود، بدهی تامینکننده باید طبق وضعیت چک درست دیده شود.
SysLink چه نگاهی دارد؟
در SysLink ERP، چک باید بخشی از خزانه و حساب طرف حساب باشد. یعنی دریافت چک، وصول، برگشت، خرج کردن یا ابطال آن باید روی گزارش نقدینگی، مانده مشتری یا تامینکننده و گزارش مدیریتی اثر مشخص داشته باشد.
برای ادامه، مقاله خزانهداری چیست؟ و گزارش بدهیها و مطالبات چیست؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
- Corporate Finance Institute - Accounts Receivable
- Corporate Finance Institute - Accounts Payable
- Oracle - What is ERP?
واژهنامه کوتاه
- چک دریافتنی: چکی که شرکت از مشتری یا طرف حساب دریافت میکند.
- چک پرداختنی: چکی که شرکت برای پرداخت تعهدات صادر میکند.
- سررسید: تاریخ قابل وصول یا پرداخت چک.
- برگشت چک: وصول نشدن چک در سررسید.
- خزانهداری: مدیریت دریافت، پرداخت، بانک، صندوق و چک.