گزارش مطالبات مشتریان یکی از مهمترین گزارشهای مالی و مدیریتی شرکت است. این گزارش نشان میدهد شرکت از چه مشتریانی طلب دارد، چه مبلغی از سررسید گذشته، کدام فاکتورها هنوز باز هستند و پیگیری وصول باید از کجا شروع شود.
اگر این گزارش فقط یک لیست بلند از مشتریان و مبالغ باشد، برای تصمیمگیری کافی نیست. گزارش خوب باید به مدیر بگوید کدام مبلغ فوریتر است، کدام مشتری ریسک بیشتری دارد و چه اقدامی باید انجام شود.
اجزای اصلی گزارش مطالبات
| ستون گزارش | کاربرد |
|---|---|
| نام مشتری | تشخیص طرف حساب |
| مانده کل | کل مبلغ بدهی مشتری |
| سررسید | زمان توافقشده پرداخت |
| مبلغ سررسید گذشته | مبلغی که از موعد پرداخت آن گذشته است |
| فاکتورهای باز | فاکتورهایی که هنوز تسویه نشدهاند |
| آخرین دریافت | آخرین پرداخت ثبتشده از مشتری |
| مسئول پیگیری | فردی که باید وصول را دنبال کند |
بدون این جزئیات، گزارش مطالبات فقط عدد بدهی را نشان میدهد؛ نه مسیر اقدام.
اولویت پیگیری را چطور مشخص کنیم؟
همه مطالبات به یک اندازه فوری نیستند. بهتر است گزارش را بر اساس سررسید و مبلغ مرتب کنید. مشتریای که مبلغ کم اما خیلی قدیمی دارد ممکن است نیاز به پیگیری متفاوتی نسبت به مشتری با مبلغ بزرگ و سررسید نزدیک داشته باشد.
یک تقسیمبندی ساده:
- سررسید نشده
- ۱ تا ۱۵ روز گذشته از سررسید
- ۱۶ تا ۳۰ روز گذشته از سررسید
- بیش از ۳۰ روز گذشته از سررسید
این تقسیمبندی به تیم فروش و مالی کمک میکند پیگیری را مرحلهای انجام دهند.
گزارش مطالبات باید به فاکتور وصل باشد
اگر مانده مشتری بدون ارتباط با فاکتورهای باز نمایش داده شود، پیگیری سخت میشود. مشتری ممکن است بپرسد این مبلغ مربوط به کدام خرید است. اگر گزارش فاکتورهای باز، تاریخ، مبلغ، دریافتهای قبلی و مانده را نشان دهد، مکالمه با مشتری دقیقتر میشود.
اتصال گزارش مطالبات به فاکتور فروش و دریافت وجه، احتمال اختلاف را کم میکند.
خطاهای رایج در خواندن گزارش مطالبات
- توجه فقط به مانده کل و نادیده گرفتن سررسید
- پیگیری نکردن فاکتورهای کوچک اما قدیمی
- ثبت نکردن آخرین تماس یا اقدام پیگیری
- یکی دانستن فروش بالا با نقدینگی خوب
- اصلاح دستی مانده مشتری بدون بررسی فاکتور اصلی
SysLink چه کمکی میکند؟
SysLink ERP باید گزارش مطالبات را از فاکتورهای فروش، دریافتها و مانده مشتری بسازد. در این حالت مدیر فروش و مدیر مالی یک تصویر مشترک دارند و پیگیری وصول به جای حدس و حافظه، بر اساس داده ثبتشده انجام میشود.
برای ادامه، مقاله گزارش بدهیها و مطالبات چیست؟ و چطور مطالبات مشتریان را قبل از دیر شدن پیگیری کنیم؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- مطالبات: مبلغی که مشتری باید به شرکت پرداخت کند.
- سررسید گذشته: مبلغی که زمان پرداخت آن گذشته اما هنوز وصول نشده است.
- فاکتور باز: فاکتوری که هنوز کامل تسویه نشده است.
- وصول: دریافت مبلغ طلب از مشتری.