گاهی مدیر فروش یک عدد از فروش ماهانه اعلام می‌کند و حسابداری عدد دیگری نشان می‌دهد. هر دو هم ممکن است از نگاه خودشان درست بگویند. مشکل اینجاست که تعریف فروش، زمان ثبت و اثر اصلاحات در دو گزارش یکی نیست.

اگر این اختلاف توضیح داده نشود، اعتماد مدیر به گزارش‌ها کم می‌شود.

تفاوت در زمان ثبت

فروش ممکن است هنگام صدور پیش‌فاکتور، سفارش یا فاکتور در گزارش فروش دیده شود. اما حسابداری معمولاً فروش قطعی و سند مالی را ملاک قرار می‌دهد. اگر این زمان‌ها متفاوت باشند، عددها در یک دوره برابر نمی‌شوند.

تخفیف و مالیات

گزارش فروش گاهی مبلغ ناخالص را نشان می‌دهد، اما حسابداری فروش خالص یا مبلغ بدون مالیات را بررسی می‌کند. اگر تخفیف و مالیات جدا دیده نشوند، اختلاف طبیعی است.

برگشت از فروش

برگشت فروش باید هم در گزارش فروش و هم در حساب مشتری و موجودی اثر بگذارد. اگر برگشت در یک بخش ثبت شود و در بخش دیگر نه، گزارش‌ها متفاوت می‌شوند.

دریافت وجه فروش نیست

بعضی مدیران دریافت پول را با فروش اشتباه می‌گیرند. ممکن است فروش امروز ثبت شده باشد اما پول ماه بعد دریافت شود. یا پول امروز مربوط به فاکتور ماه قبل باشد. حسابداری باید این تفاوت را روشن کند.

جدول علت‌های رایج

علت اختلاف مثال
زمان ثبت متفاوت فروش بر اساس سفارش، حسابداری بر اساس فاکتور
تخفیف گزارش فروش قبل از تخفیف، حسابداری بعد از تخفیف
مالیات یکی با مالیات، دیگری بدون مالیات
برگشت برگشت فقط در فروش یا فقط در حسابداری ثبت شده
دریافت وجه دریافت با فروش همان دوره اشتباه گرفته شده

راه‌حل چیست؟

راه‌حل این نیست که یکی از گزارش‌ها حذف شود. باید تعریف هر گزارش روشن باشد و منبع داده مشترک شود. مدیر فروش می‌تواند گزارش سفارش و فاکتور داشته باشد، حسابداری گزارش مالی داشته باشد، اما ارتباط بین آن‌ها باید قابل پیگیری باشد.

در SysLink ERP، فاکتور فروش، برگشت، دریافت و سند حسابداری باید به هم وصل باشند. این اتصال کمک می‌کند اختلاف گزارش‌ها قابل توضیح باشد و مدیر بتواند از عدد کلی به سندهای پشت آن برسد.

برای ادامه، مقاله حسابداری فروش در ERP چطور انجام می‌شود؟ و چرا فاکتور فروش باید به انبار و حسابداری وصل باشد؟ را ببینید.

منابع و مطالعه بیشتر

واژه‌نامه کوتاه

  • فروش ناخالص: مبلغ فروش قبل از کسر تخفیف و اصلاحات.
  • فروش خالص: فروش بعد از کسر تخفیف و برگشت.
  • دوره مالی: بازه زمانی گزارش‌گیری حسابداری.
  • سند فروش: ثبت مالی مربوط به رویداد فروش.