فاکتور فروش فقط یک برگه برای تحویل به مشتری نیست. در شرکتهایی که فروش، انبار و حسابداری به هم وابستهاند، فاکتور فروش روی موجودی کالا، مانده مشتری، گزارش فروش، مالیات، سود فروش و حتی برنامه خرید بعدی اثر میگذارد. به همین دلیل، ثبت اشتباه یک فاکتور میتواند چند گزارش را همزمان خراب کند.
برای ثبت درست فاکتور فروش، باید قبل از زدن دکمه تایید چند چیز را کنترل کنید: مشتری درست انتخاب شده باشد، کالا و تعداد درست باشد، قیمت و تخفیف اشتباه نباشد، انبار خروجی مشخص باشد و شرایط پرداخت روشن ثبت شود.
مرحله اول: انتخاب مشتری
اولین خطا معمولاً از انتخاب اشتباه طرف حساب شروع میشود. اگر دو مشتری نام مشابه داشته باشند یا یک مشتری چند بار در سیستم ثبت شده باشد، فاکتور به حساب اشتباه میرود و بعداً گزارش مطالبات قابل اتکا نیست.
قبل از ثبت فاکتور این موارد را بررسی کنید:
- نام رسمی یا نام تجاری مشتری
- شماره تماس یا شناسه داخلی مشتری
- مانده قبلی و سقف اعتبار
- شرایط پرداخت توافقشده
اگر مشتری قبلاً در سیستم وجود دارد، نباید دوباره با نام جدید ایجاد شود.
مرحله دوم: کنترل کالا، تعداد و انبار
در فاکتور کالاهای موجودیدار، فقط انتخاب نام کالا کافی نیست. باید بدانید کالا از کدام انبار خارج میشود و موجودی قابل فروش چقدر است. اگر فروشنده فقط موجودی خام را ببیند و سفارشهای باز یا رزروها را نداند، ممکن است به مشتری قول اشتباه بدهد.
| مورد | سوال کنترلی |
|---|---|
| کالا | آیا کد و نام کالا درست انتخاب شده؟ |
| تعداد | آیا تعداد با سفارش مشتری یکی است؟ |
| انبار | کالا از کدام انبار خارج میشود؟ |
| موجودی | آیا موجودی قابل فروش کافی است؟ |
مرحله سوم: قیمت، تخفیف و مالیات
بخش زیادی از اختلاف گزارش فروش و حسابداری از قیمت، تخفیف و مالیات شروع میشود. اگر تخفیف در متن توضیحات نوشته شود اما در ردیف فاکتور اعمال نشود، گزارش فروش عدد اشتباه نشان میدهد. اگر مالیات درست ثبت نشود، حسابداری مجبور به اصلاح میشود.
بهتر است تخفیف، مالیات و هزینههای جانبی در فیلدهای مشخص ثبت شوند، نه به شکل توضیح آزاد.
مرحله چهارم: شرایط پرداخت
فاکتور نقدی و فاکتور اعتباری اثر متفاوتی دارند. در فاکتور نقدی باید دریافت وجه ثبت شود یا مسیر آن مشخص باشد. در فاکتور اعتباری، مانده مشتری و سررسید پرداخت اهمیت دارد.
اگر سررسید ثبت نشود، پیگیری مطالبات به حافظه فروشنده یا حسابدار وابسته میشود. برای شرکت کوچک، همین وابستگی میتواند باعث دیر شدن وصول شود.
چکلیست قبل از تایید فاکتور
- مشتری درست است و تکراری نیست.
- کالا، تعداد و واحد سنجش درست است.
- موجودی قابل فروش کنترل شده است.
- قیمت، تخفیف و مالیات در فیلد درست ثبت شدهاند.
- انبار خروجی مشخص است.
- شرایط پرداخت و سررسید روشن است.
- توضیحات فقط برای توضیح تکمیلی است، نه جایگزین داده اصلی.
SysLink این کار را چطور سادهتر میکند؟
در SysLink ERP، ارزش ثبت فاکتور زمانی کامل میشود که فاکتور فروش به انبار، مطالبات، دریافت وجه و گزارش مدیریتی وصل باشد. در این حالت، کاربر یک بار فاکتور را ثبت میکند و اثر آن در مسیرهای مرتبط دیده میشود؛ نه اینکه حسابدار و انباردار مجبور باشند همان اطلاعات را دوباره وارد کنند.
برای ادامه، مقاله مدیریت فروش و فاکتور در ERP و چرا فاکتور فروش باید به انبار و حسابداری وصل باشد؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- طرف حساب: شخص یا شرکتی که با آن خرید، فروش، دریافت یا پرداخت انجام میشود.
- فاکتور اعتباری: فاکتوری که مبلغ آن در زمان صدور کامل دریافت نشده است.
- موجودی قابل فروش: موجودی قابل اتکا بعد از در نظر گرفتن سفارشها و رزروها.
- سررسید: تاریخی که پرداخت باید انجام شود.