برگشت از فروش یکی از جاهایی است که اگر درست ثبت نشود، هم گزارش فروش را خراب میکند، هم موجودی انبار را اشتباه نشان میدهد و هم مانده مشتری را بههم میزند. برگشت کالا فقط این نیست که مشتری کالا را پس آورده؛ باید مشخص شود کدام فاکتور اصلاح میشود، کالا به کدام انبار برمیگردد و اثر مالی آن چگونه ثبت میشود.
در شرکتهایی که فروش اعتباری دارند، برگشت از فروش حتی روی مطالبات هم اثر دارد. اگر مشتری هنوز پرداخت نکرده باشد، برگشت باید مانده بدهی او را کم کند. اگر پرداخت کرده باشد، ممکن است نیاز به تهاتر، استرداد وجه یا ثبت بستانکاری داشته باشید.
برگشت از فروش چه چیزهایی را تغییر میدهد؟
| بخش | اثر برگشت |
|---|---|
| فروش | کاهش فروش خالص |
| انبار | افزایش موجودی یا ثبت کالای برگشتی معیوب |
| حساب مشتری | کاهش بدهی یا ایجاد بستانکاری |
| مالیات و تخفیف | اصلاح مبلغ مشمول |
| گزارش سود | اصلاح سود فاکتور قبلی |
اگر فقط یکی از این بخشها اصلاح شود، گزارشهای دیگر اشتباه میمانند.
مرحله اول: برگشت باید به فاکتور اصلی وصل شود
بهترین حالت این است که برگشت از فروش از روی فاکتور اصلی ثبت شود. این کار کمک میکند کالا، قیمت، تخفیف و مالیات درست بازیابی شود و کاربر مجبور نباشد همه چیز را دستی وارد کند.
اگر برگشت بدون ارتباط با فاکتور اصلی ثبت شود، احتمال خطا بالا میرود: ممکن است قیمت برگشت با قیمت فروش فرق کند، تعداد اشتباه ثبت شود یا تخفیف قبلی نادیده گرفته شود.
مرحله دوم: وضعیت کالا را مشخص کنید
همه کالاهای برگشتی قابل فروش مجدد نیستند. بعضی کالاها سالم برمیگردند، بعضی نیاز به بررسی دارند و بعضی معیوباند. ERP باید اجازه دهد وضعیت کالا مشخص شود تا موجودی قابل فروش اشتباه افزایش پیدا نکند.
سه حالت رایج:
- برگشت سالم به انبار اصلی
- برگشت به انبار قرنطینه یا بررسی
- برگشت معیوب یا غیرقابل فروش
مرحله سوم: اثر مالی را کنترل کنید
اگر فاکتور هنوز تسویه نشده، برگشت از فروش باید بدهی مشتری را کاهش دهد. اگر مشتری قبلاً پرداخت کرده، باید مشخص شود مبلغ برگشتی به او پرداخت میشود یا به عنوان بستانکاری برای خرید بعدی میماند.
در حسابداری، این مرحله باید شفاف باشد؛ چون اختلاف مانده مشتری معمولاً از همین اصلاحهای ناقص شروع میشود.
اشتباهات رایج
- ثبت برگشت فقط در انبار و فراموش کردن حساب مشتری
- اصلاح دستی فاکتور اصلی به جای ثبت سند برگشت
- برگشت دادن کالا به موجودی قابل فروش بدون بررسی وضعیت کالا
- ثبت نکردن اثر تخفیف و مالیات
- نداشتن گزارش جدا برای برگشت از فروش
SysLink این فرآیند را چطور پوشش میدهد؟
در SysLink ERP، برگشت از فروش باید به فاکتور، انبار و حساب مشتری وصل باشد. هدف این است که با ثبت یک برگشت، موجودی و مانده مشتری همزمان اصلاح شوند و مدیر بتواند گزارش فروش خالص و برگشتها را جداگانه ببیند.
برای ادامه، مقاله چرا مانده مشتریان با واقعیت یکی نیست؟ و چرا گزارش فروش با گزارش حسابداری فرق میکند؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- برگشت از فروش: اصلاح فروش زمانی که مشتری بخشی یا همه کالا را برمیگرداند.
- فروش خالص: فروش پس از کسر برگشت، تخفیف و اصلاحات.
- انبار قرنطینه: محلی برای نگهداری کالای برگشتی تا تعیین وضعیت نهایی.
- بستانکاری مشتری: مبلغی که به نفع مشتری ثبت میشود و میتواند در خرید بعدی استفاده شود.