اکسل برای شروع کار شرکت ابزار خوبی است. سریع است، همه آن را میشناسند و برای ثبت ساده فروش، هزینه، موجودی یا لیست مشتریان کاربرد دارد. اما هر ابزاری مرز خودش را دارد. وقتی شرکت رشد میکند، همان فایلی که روزی کمک میکرد، ممکن است به منبع خطا و ابهام تبدیل شود.
عبور از اکسل یعنی شرکت دیگر فقط به جدول نیاز ندارد؛ به جریان اطلاعات، سطح دسترسی، گزارش بهروز و ارتباط بین فروش، خرید، انبار و مالی نیاز دارد.
۱. چند نسخه از یک فایل وجود دارد
اگر فایل فروش، موجودی یا مطالبات در چند سیستم، چند کامپیوتر یا چند پیامرسان دست به دست میشود، دیگر معلوم نیست آخرین نسخه کدام است. اختلاف نسخه باعث تصمیم اشتباه میشود.
۲. گزارشها دیر آماده میشوند
وقتی گزارش فروش، موجودی یا مطالبات باید دستی جمعآوری شود، مدیر همیشه با تاخیر تصمیم میگیرد. گزارش مدیریتی باید نتیجه ثبت عملیات باشد، نه پروژه جداگانه آخر هفته.
۳. فقط یک نفر فرمولها را میفهمد
اگر همه به یک فایل وابستهاند و فقط یک نفر میداند فرمولها چطور کار میکنند، ریسک عملیاتی بالاست. با جابهجایی یا نبود آن فرد، گزارشها متوقف میشود.
۴. فروش و انبار عدد متفاوت دارند
این نشانه مهم است. اگر فروشنده موجودی را یک عدد میبیند و انباردار عدد دیگری میگوید، شرکت به سیستم مشترک نیاز دارد.
۵. حسابداری دوبارهکاری میکند
اگر فروش در اکسل ثبت میشود، انبار در فایل دیگر و حسابداری دوباره همان اطلاعات را وارد نرمافزار مالی میکند، خطا و هزینه پنهان ایجاد شده است.
۶. سطح دسترسی ندارید
در اکسل کنترل اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند یا تغییر دهد محدود است. وقتی تیم بزرگتر میشود، فروش، انبار، مالی و مدیریت باید سطح دسترسی متفاوت داشته باشند.
۷. پیگیری مطالبات سخت شده است
اگر برای فهمیدن اینکه کدام مشتری بدهکار است باید چند فایل را باز کنید، زمان بررسی ERP رسیده است. مطالبات باید به فاکتور، دریافت و سررسید وصل باشد.
۸. موجودی منفی یا نامطمئن دارید
موجودی منفی، ثبت دیرهنگام خروج کالا یا فروش کالای ناموجود نشانه این است که اکسل دیگر جریان فروش و انبار را کنترل نمیکند.
۹. تصمیمها به تماس تلفنی وابسته است
وقتی مدیر برای هر تصمیم باید از فروش، انبار، حسابداری و خرید جداگانه سوال کند، یعنی سیستم اطلاعاتی شرکت عقب مانده است.
۱۰. رشد شرکت کند شده است
گاهی اکسل مستقیماً باعث توقف نمیشود، اما سرعت شرکت را کم میکند. فروشنده منتظر موجودی میماند، حسابدار منتظر فایل فروش است، مدیر منتظر گزارش و انبار منتظر تایید.
چکلیست سریع
اگر از ۱۰ نشانه بالا، ۴ مورد یا بیشتر در شرکت شما وجود دارد، بهتر است مسیر ERP را بررسی کنید. اگر ۷ مورد یا بیشتر وجود دارد، احتمالاً هزینه پنهان فایلهای پراکنده از هزینه استقرار سیستم بیشتر شده است.
SysLink برای این مرحله چه پیشنهادی دارد؟
مسیر درست این نیست که همه چیز یکشبه از اکسل خارج شود. بهتر است از جریانهای اصلی شروع کنید: کالا، مشتری، تامینکننده، فروش، انبار و دریافت و پرداخت. بعد از آن گزارش مدیریتی و حسابداری دقیقتر میشود.
برای ادامه، مقاله تفاوت ERP و اکسل چیست؟ و چه زمانی شرکت به ERP نیاز دارد؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- کنترل نسخه: اطمینان از اینکه همه با آخرین نسخه داده کار میکنند.
- سطح دسترسی: تعیین اینکه هر کاربر چه چیزی را ببیند یا تغییر دهد.
- دوبارهکاری: ثبت مجدد یک اطلاعات در چند ابزار.
- هزینه پنهان: هزینهای که مستقیم دیده نمیشود اما زمان، خطا یا فرصت از دسترفته ایجاد میکند.