نام شرکت، شعبهها، انبارها و نقشهای اصلی تیم را قبل از ورود دادهها مشخص کنید. این کار پایه دسترسی، گزارش و گردش عملیات است.
راهنمای شروع
شروع کار با SysLink از آمادهسازی داده تا گزارش مدیریتی
راهاندازی ERP فقط نصب یا ساخت کاربر نیست. اگر دادههای پایه، نقشها، ماندهها و مسیرهای تایید درست چیده شوند، استفاده روزانه برای فروش، انبار و مالی سادهتر میشود.
کاربر فروش، انبار، خرید، مالی و مدیریت نباید دسترسی یکسان داشته باشند. هر نقش باید فقط به بخشهای لازم دسترسی بگیرد.
فهرست کالا، خدمات، مشتریان، تامینکنندگان و حسابهای مرتبط را تمیز وارد کنید تا عملیات بعدی با داده تکراری یا ناقص شروع نشود.
مانده موجودی، بدهی، مطالبات، صندوق و بانک باید قبل از شروع عملیات روزانه روشن باشد؛ در غیر این صورت گزارشها از ابتدا قابل اتکا نیستند.
بهتر است همه چیز را در یک روز تغییر ندهید. ابتدا مسیرهای پرتکرار را راهاندازی کنید و بعد گزارشها و کنترلهای پیشرفته را اضافه کنید.
بعد از چند روز کار واقعی، گزارش فروش، موجودی، بدهی و مطالبات نشان میدهد کدام داده یا فرآیند نیاز به اصلاح دارد.
برنامه ۷ روزه
شروع کار با SysLink را به چند تصمیم کوچک تقسیم کنید
استقرار ERP وقتی سخت میشود که همه چیز همزمان تغییر کند. برنامه ۷ روزه کمک میکند تیم قبل از شروع عملیات واقعی، داده، نقش، مانده و سناریوهای پرتکرار را کنترل کند.
این برنامه برای شرکتهای کوچک و متوسط طراحی شده است؛ یعنی هدف آن ساخت پروژه سنگین نیست، بلکه آمادهسازی دقیق برای شروع فروش، خرید، انبار و مالی در یک مسیر مشترک است.
فرآیندهای اصلی را بنویسید: فروش، خرید، ورود انبار، خروج انبار، دریافت، پرداخت و گزارشهای ضروری.
داده پایه را تمیز کنید: کالا، خدمت، مشتری، تامینکننده، بانک، صندوق، کاربران و نقشها.
ماندههای اولیه را آماده کنید: موجودی کالا، بدهی، مطالبات، صندوق، بانک و چکهای باز.
سناریوی فروش را تست کنید: سفارش یا فاکتور، خروج انبار، طلب مشتری و گزارش فروش.
سناریوی خرید را تست کنید: سفارش خرید، فاکتور خرید، ورود کالا و بدهی تامینکننده.
دریافت، پرداخت، سطح دسترسی و عملیات حساس مثل ابطال یا اصلاح را کنترل کنید.
گزارشهای مدیریتی را با داده واقعی بررسی کنید و ایرادهای داده یا فرآیند را اصلاح کنید.
قبل از دمو یا استقرار
چه چیزهایی را آماده کنیم؟
حتی برای یک دمو جدی، بهتر است چند داده واقعی آماده باشد. وقتی کالا، مشتری، تامینکننده و ماندهها نزدیک به واقعیت باشند، تیم بهتر میفهمد SysLink چطور به کار روزانه وصل میشود.
درخواست دمو رایگانلیست کاربران و نقشهالیست کالا و خدماتلیست مشتریان و تامینکنندگانمانده اول دوره انبارمانده بدهی و مطالباتحسابهای نقد و بانکقواعد تایید فاکتور و سندمسئول هر فرآیند در تیم
ریسکهای شروع
مشکل استقرار معمولا از نرمافزار شروع نمیشود؛ از داده و مسئولیت شروع میشود
اگر داده پایه نامنظم باشد یا مسئول هر فرآیند مشخص نباشد، کاربران حتی با نرمافزار خوب هم به فایلها و روشهای قبلی برمیگردند. به همین دلیل قبل از go-live باید داده و نقشها کنترل شوند.
شروع موفق یعنی تیم بداند چه چیزی را کجا ثبت کند، چه کسی تایید میکند، چه گزارشی باید بررسی شود و در صورت خطا چه کسی مسئول اصلاح است.
شروع با داده ناقص یا کالاهای تکراریتعریف نکردن مالک هر فرآیند در تیمدادن دسترسی زیاد به کاربران برای سرعت اولیهنادیده گرفتن ماندههای اولیه انبار و مالیتست نکردن برگشت فروش، برگشت خرید و ابطالاعتماد به گزارش قبل از کنترل داده واقعی
منابع
منابع خارجی برای مطالعه بیشتر
این راهنما با تجربه عملی شرکتهای کوچک نوشته شده و برای اصول استقرار ERP از منابع خارجی معتبر هم استفاده کرده است.
واژهنامه
اصطلاحات مهم این صفحه
اطلاعات اصلی مثل کالا، مشتری، تامینکننده، بانک، صندوق و کاربران.
موجودی و مانده مالی در شروع استفاده از سیستم.
زمانی که تیم عملیات واقعی را به جای ابزار قبلی در سیستم جدید ثبت میکند.
راهاندازی سیستم در چند فاز کنترلشده به جای تغییر کامل یکباره.
شخصی که مسئول صحت و اجرای یک فرآیند مثل فروش یا انبار است.
مسیر پیشنهادی
اول انبار و فروش را واقعی کنید، بعد گزارش مدیریتی را دقیق کنید
برای بیشتر شرکتهای کوچک و متوسط، شروع موفق یعنی تعریف دقیق کالا، مشتری، تامینکننده، فاکتور و مانده موجودی؛ سپس اتصال مالی و گزارش مدیریتی.