عمدهفروشی با یک انبار شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد؛ یک انبار، چند فروشنده، تعدادی مشتری ثابت و فروش روزانه. اما همین مدل وقتی فروش اعتباری وارد کار میشود، به سرعت پیچیده میشود. مشتری امروز خرید میکند و هفته بعد پرداخت میکند، بخشی از کالا ممکن است برگشت بخورد و فروشنده باید قبل از قول دادن به مشتری، موجودی واقعی را بداند.
اگر موجودی، فاکتور و مطالبات جدا از هم ثبت شوند، شرکت همزمان با سه مشکل روبهرو میشود: فروش کالای ناموجود، فراموش شدن پیگیری دریافتها و اختلاف بین حساب مشتری و واقعیت.
جریان روزانه در عمدهفروشی
یک روز کاری معمولی در عمدهفروشی شامل چند مرحله است:
| مرحله | سوال اصلی |
|---|---|
| ثبت سفارش | مشتری چه کالایی و با چه شرایطی میخواهد؟ |
| کنترل موجودی | کالا واقعاً قابل فروش است یا قبلاً رزرو شده؟ |
| صدور فاکتور | قیمت، تخفیف و مالیات درست ثبت شده؟ |
| خروج از انبار | کالا دقیقاً از کدام انبار و با چه تعدادی خارج شد؟ |
| پیگیری دریافت | مشتری چه مبلغی بدهکار است و سررسید چه زمانی است؟ |
اگر این مراحل در ERP به هم وصل باشند، هر مرحله اثر خودش را روی مرحله بعدی میگذارد. اگر جدا باشند، هر بخش نسخه خودش از واقعیت را دارد.
فروش اعتباری بدون کنترل، نقدینگی را پنهان میکند
در فروش اعتباری ممکن است فروش بالا به نظر برسد، اما نقدینگی شرکت ضعیف باشد. مدیر ممکن است فکر کند ماه خوبی داشته، در حالی که بخش زیادی از فروش هنوز وصول نشده است. این موضوع برای عمدهفروشی خطرناک است، چون خرید بعدی، پرداخت به تامینکننده و هزینههای جاری به پول نقد نیاز دارد.
گزارش مطالبات باید نشان دهد کدام مشتری چقدر بدهکار است، چه مبلغی از سررسید گذشته و مسئول پیگیری چه کسی است. این گزارش اگر به فاکتور فروش وصل نباشد، همیشه نیازمند اصلاح دستی خواهد بود.
موجودی قابل فروش مهمتر از موجودی خام است
موجودی خام یعنی عددی که در انبار دیده میشود. اما موجودی قابل فروش باید سفارشهای باز، رزروها، خروجهای ثبتنشده و برگشتها را هم در نظر بگیرد. فروشنده در عمدهفروشی به همین عدد نیاز دارد، نه فقط به موجودی فیزیکی.
وقتی ERP موجودی قابل فروش را نشان دهد، احتمال قول اشتباه به مشتری کمتر میشود و خرید هم بهتر برنامهریزی میشود.
کنترلهای لازم در این سناریو
- سقف اعتبار یا حداقل کنترل مانده مشتری
- گزارش سررسید مطالبات
- ثبت برگشت از فروش و اثر آن روی انبار
- هشدار حداقل موجودی کالاهای پرفروش
- گزارش فروش به تفکیک مشتری و کالا
- اتصال فاکتور به خروج انبار و دریافت وجه
SysLink در این سناریو چه کمکی میکند؟
SysLink ERP باید در این مدل به مدیر کمک کند بداند کدام سفارش آماده خروج است، کدام مشتری بدهکار شده، کدام کالا باید دوباره خرید شود و فروش واقعی چقدر از نظر نقدینگی قابل اتکاست. ارزش اصلی ERP در اینجا فقط ثبت فاکتور نیست؛ اتصال فاکتور به انبار و مطالبات است.
برای ادامه، مقاله ERP برای شرکت پخش و عمدهفروشی و چطور مطالبات مشتریان را قبل از دیر شدن پیگیری کنیم؟ را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- فروش اعتباری: فروشی که پول آن همان لحظه دریافت نمیشود و برای مشتری بدهی ایجاد میکند.
- موجودی قابل فروش: موجودی در دسترس بعد از در نظر گرفتن سفارشهای باز و رزروها.
- سررسید مطالبات: تاریخی که مشتری باید مبلغ بدهی خود را پرداخت کند.
- رزرو کالا: کنار گذاشتن موجودی برای یک سفارش قبل از خروج قطعی از انبار.