Benchmark کمک میکند شرکت عملکرد خود را با شاخصهای بیرونی و تاریخی بسنجد.
بدون شاخص پایه، بهبود عملیات فقط یک برداشت ذهنی میماند. برای شرکت حملونقل حرفهای، این موضوع باید هم از سمت عملیات و هم از سمت مالی دیده شود. اگر Benchmark لجستیک فقط در ذهن کاربر یا در یک فایل جدا ثبت شود، بعداً در زمان تسویه، رسیدگی خسارت، پاسخ به مشتری یا بستن ماه مالی، سازمان با داده ناقص روبهرو میشود.
مقایسه عملکرد لجستیک
مقایسه عملکرد لجستیک یعنی شرکت بداند چه دادهای باید ثبت شود، چه کسی مسئول تایید آن است، چه زمانی پرونده بسته میشود و کدام گزارش از همان داده ساخته خواهد شد. مدیر عملیات به گزارشهایی نیاز دارد که از دل کار روزانه ساخته شوند: زمان تحویل، هزینه مسیر، خطای سند، وضعیت تسویه، claim و عملکرد راننده یا carrier.
دادههای کلیدی که باید ثبت شوند
- شناسه یکتا برای Benchmark لجستیک و ارتباط آن با پرونده حمل، سفر یا سند مبدأ.
- طرفهای درگیر شامل صاحب کالا، راننده، carrier، نماینده، مشتری و واحد مالی.
- تاریخها و وضعیتهای عملیاتی مثل ثبت، تایید، حرکت، تحویل، اصلاح، ابطال و تسویه.
- مبالغ مالی شامل کرایه، کمیسیون، هزینه جانبی، مساعده، خسارت و مانده تسویه.
- پیوستها، امضاها، رسیدها، تصویر اسناد و توضیح دلیل تغییرات مهم.
فرایند پیشنهادی در ERP
- دیجیتالسازی را از فرآیند واقعی شروع کنید، نه از خرید ابزار جداگانه.
- استاندارد داده، وضعیتها، نقشها، پیوستها و رویدادهای عملیاتی را قبل از اتوماسیون تعریف کنید.
- KPIهای لجستیک باید از رویدادهای ثبتشده در سیستم ساخته شوند.
- ریسک امنیت، دسترسی، مالکیت داده و نگهداری اسناد را در طراحی اولیه لحاظ کنید.
در موضوع Benchmark لجستیک، از نگاه مالی هر رکورد باید به طرف حساب، مبلغ قابل دریافت، مبلغ قابل پرداخت، وضعیت تسویه، پیوست و سند حسابداری قابل ردیابی وصل باشد. این اتصال همان جایی است که تفاوت یک فایل عملیاتی ساده با ERP قابل audit مشخص میشود.
کنترلهای حسابداری و عملیاتی
- تعریف مالک داده برای بارنامه، سفر، مشتری، راننده، carrier و سند مالی.
- کنترل دسترسی کاربران براساس نقش، شرکت و محدوده عملیاتی.
- ثبت هشدار برای تاخیر، مغایرت سند، هزینه غیرعادی و پرونده تسویهنشده.
- نگهداری نسخه و سابقه تغییر برای دادههای حساس.
- اندازهگیری KPIهای زمان تحویل، هزینه، کیفیت سند، claim و سودآوری.
اشتباهات رایج
- ثبت Benchmark لجستیک فقط بهصورت توضیح متنی و بدون فیلدهای ساختیافته.
- ویرایش یا حذف پرونده بعد از ایجاد دریافت، پرداخت یا سند مالی.
- نگهداری پیوستهای مهم در پیامرسان، ایمیل شخصی یا پوشههای پراکنده.
- نداشتن وضعیت مشخص برای تایید عملیاتی، تایید مالی، تسویه و بستن پرونده.
- استفاده از گزارش دستی پایان ماه بهجای داشبوردی که از داده روزانه ساخته میشود.
مثال کاربردی
یک شرکت واسط حملونقل را در نظر بگیرید که روزانه چندین بارنامه ثبت میکند و بخشی از حملها را با ناوگان خود و بخشی را با carrier بیرونی انجام میدهد. اگر Benchmark لجستیک در لحظه ثبت پرونده درست کنترل نشود، مدیر عملیات شاید بتواند بار را حرکت دهد، اما مدیر مالی در پایان ماه نمیتواند با اطمینان بگوید کدام پرونده سودآور بوده، کدام راننده طلبکار است و کدام مشتری هنوز بدهکار مانده است.
نقش SysLink ERP
در SysLink ERP، نگاه درست برای Benchmark لجستیک این است که عملیات حملونقل از حسابداری جدا طراحی نشود. بارنامه، سفر، راننده، صاحب کالا، دریافت، پرداخت، خسارت و سند مالی باید با شناسههای مشترک به هم وصل شوند تا اگر کاربر روی یک عدد در گزارش کلیک کرد، بتواند به مبدأ واقعی آن برسد.
برای ادامه بررسی Benchmark لجستیک میتوانید راهنمای حملونقل و بارنامه در SysLink ERP و صفحه امکانات SysLink ERP را ببینید. اگر هدف شما کنترل دریافت و پرداخت است، صفحه نرمافزار خزانه و چک SysLink ERP و برای ثبت سند، صفحه نرمافزار حسابداری SysLink ERP هم به این مسیر وصل هستند.
پرسشهای متداول
آیا Benchmark لجستیک فقط موضوع عملیاتی است؟
خیر. در شرکت حملونقل، Benchmark لجستیک معمولاً فقط یک موضوع عملیاتی نیست و روی کنترل مالی هم اثر دارد. اگر داده عملیاتی به حسابداری و خزانه وصل نشود، گزارش سود، بدهی، مطالبات و تسویه قابل اتکا نخواهد بود.
از کجا باید شروع کرد؟
برای Benchmark لجستیک، بهترین شروع تعریف وضعیتهای استاندارد پرونده، فیلدهای اجباری، نقشهای تاییدکننده و گزارشهای پایان ماه است. بعد از آن میتوان اتصال به ناوگان، اسناد دیجیتال، API یا داشبوردهای پیشرفته را مرحلهای اضافه کرد.
واژهنامه کوتاه
- TMS: سیستم مدیریت حملونقل برای برنامهریزی، اجرا، رهگیری و تسویه حمل.
- ETA: زمان تخمینی رسیدن که باید با رویدادهای واقعی بهروزرسانی شود.
- GLEC: چارچوبی برای محاسبه و گزارش انتشار کربن در حملونقل و لجستیک.
منابع بینالمللی و مطالعه بیشتر
این مقاله برداشت آزاد و کاربردی از منابع زیر است و ترجمه خط به خط هیچ صفحهای نیست: