تعیین دامنه و پیشنیازهای ایجاد سند و مدیریت نسخهها
از مسیر «خدمات سازمانی ← مدیریت اسناد» وارد ماژول شوید و ابتدا شرکت فعال، نقش کاربر و محدوده تاریخ را بررسی کنید. برای ثبت فایل، مشخصات و تاریخچه تغییر داده نمونه «ثبت یک دستورالعمل سازمانی و انتشار نسخه تأییدشده آن» را انتخاب کنید و مشخص کنید چه رکوردی مبدأ است، چه کسی ثبت را انجام میدهد و چه کسی باید نتیجه را تأیید کند. سپس قابلیتهای ایجاد سند، دانلود نسخههای سند، مدیریت نسخههای سند، ویرایش اسناد پیشنویس را با وضعیت فعلی رکورد تطبیق دهید. اگر اطلاعات پایه ناقص، دوره بسته یا دسترسی نامعتبر است، عملیات را شروع نکنید؛ علت را در همان مبدأ اصلاح کنید. این کنترل اولیه از ایجاد رکوردی جلوگیری میکند که ظاهراً ذخیره شده اما در گزارش، حسابداری یا گردش بعدی قابل استفاده نیست.
شرکت فعال، دسترسی، تاریخ و دادههای پایه لازم برای «ایجاد سند و مدیریت نسخهها» معتبر و قابل توضیح باشند.
