آمادهسازی اطلاعات پایه
نوع قرارداد، طرفین، واحد مسئول، بودجه، تاریخها و شیوه کنترل پیشرفت را پیش از ورود اطلاعات مشخص کنید.
طرف حساب و مسئولان قرارداد در سامانه فعال باشند.دارایی و قراردادها
ثبت قرارداد و کنترل پروژه
آموزش ایجاد پروژه، ثبت قرارداد، تعریف مبالغ و سررسیدها و پیگیری تعهدات و وضعیت اجرا.
قبل از شروع
هدف آموزش و مسیر ورود در سامانه
پروژه ظرف عملیاتی هزینه، درآمد و مسئولیت است و قرارداد تعهد حقوقی و مالی طرفین را ثبت میکند. ارتباط درست طرف حساب، پروژه، مبلغ، تاریخها و نقاط عطف کمک میکند دریافتها، پرداختها و گزارش پیشرفت از یک منبع قابل پیگیری شوند.
مسیر در پنلقراردادها و پروژهها
پیشنیازها
قبل از اجرای مراحل، این موارد آماده باشد
طرف حساب قرارداد تعریف شده باشد.مسئول پروژه و بازه زمانی مشخص باشند.مبلغ، شرایط پرداخت، تضمینها و نقاط عطف از متن قرارداد استخراج شده باشند.
مراحل انجام کار
گامهای عملی در SysLink ERP
هر مرحله را انجام دهید و همان لحظه کنترل پیشنهادی را بررسی کنید تا خطا دیرتر در گزارش مالی یا عملیاتی دیده نشود.
ایجاد پروژه
کد و عنوان پروژه، مدیر، تاریخ شروع و پایان، وضعیت و در صورت نیاز مرکز هزینه را ثبت کنید.
کد پروژه یکتا و بازه زمانی آن معتبر باشد.
ثبت قرارداد
شماره، طرف حساب، پروژه، مبلغ، تاریخ انعقاد و پایان، نوع قرارداد و توضیحات اصلی را وارد کنید. نسخه امضاشده و الحاقیهها را پیوست کنید.
مبلغ و تاریخهای سامانه با نسخه رسمی قرارداد برابر باشند.
کنترل نقاط عطف و تعهدات
اقساط، نقاط عطف، سررسیدها، تضمینها و وضعیت انجام را ثبت و پیگیری کنید. فسخ، خاتمه یا تغییر مبلغ باید با رویداد و دلیل رسمی انجام شود.
جمع اقساط و تعهدات مالی با مبلغ قرارداد قابل تطبیق باشد.
کنترل نهایی
بعد از انجام کار چه چیزی را بررسی کنیم؟
قرارداد بدون طرف حساب یا پروژه معتبر ثبت نشود.
الحاقیه مبلغ و تاریخ پایه را با ردپای تغییر بهروز کند.
سررسیدهای نزدیک در گزارش یا مرکز کنترل قابل پیگیری باشند.
خطاهای رایج
مواردی که نباید از کنارشان عبور کرد
ثبت قرارداد بهعنوان یک توضیح ساده
ویرایش مبلغ بدون الحاقیه یا دلیل
جدا نگهداشتن اقساط از قرارداد اصلی
خروجی مورد انتظار
بعد از پایان این آموزش باید به این نتیجه برسید
پرونده قراردادبرنامه سررسید و نقاط عطفگزارش تعهدات پروژه
راهنمای اجرایی تکمیلی
چطور این آموزش را در کار واقعی اجرا کنیم؟
صفحه «ثبت قرارداد و کنترل پروژه» باید فقط به خواندن چند مرحله محدود نشود. قبل از اجرای عملی، کاربر باید بداند این کار در کدام شرکت فعال، با کدام نقش، در کدام مسیر پنل و روی کدام داده انجام میشود. اگر مسیر اجرا روشن نباشد، حتی یک عملیات ساده میتواند باعث گزارش اشتباه، دسترسی نامناسب یا اختلاف بین واحدهای فروش، خرید، انبار، خزانه و حسابداری شود.
مخاطب این راهنما مدیر پروژه، امور قراردادها، مدیر مالی، حسابدار است و به همین دلیل باید نتیجه کار برای نقشهای مختلف قابل توضیح باشد. کاربر عملیاتی باید بداند چه چیزی را ثبت میکند، حسابدار باید اثر مالی را ببیند، مدیر باید خروجی قابل اتکا بگیرد و مدیر سیستم باید مطمئن باشد دسترسیها با مسئولیت واقعی افراد هماهنگ است.
مسیر پیشنهادی کنترلقراردادها و پروژهها
پرونده قرارداد
برنامه سررسید و نقاط عطف
گزارش تعهدات پروژه
کنترل و audit
قبل از اتکا به خروجی، این موارد را بررسی کنید
در ERP تجاری، خروجی زمانی قابل اتکا است که مسیر ایجاد آن روشن باشد. اگر یک رکورد از عملیات مبدأ ساخته شده، اصلاح آن هم باید از همان مبدأ انجام شود. همچنین هر تغییر مهم باید دلیل، کاربر، زمان و اثر قابل پیگیری داشته باشد تا بعداً در گزارش رسمی، بستن دوره یا بررسی اختلاف بتوان علت عدد را توضیح داد.
| کنترل | اقدام پیشنهادی |
|---|---|
| 01 | قرارداد بدون طرف حساب یا پروژه معتبر ثبت نشود. |
| 02 | الحاقیه مبلغ و تاریخ پایه را با ردپای تغییر بهروز کند. |
| 03 | سررسیدهای نزدیک در گزارش یا مرکز کنترل قابل پیگیری باشند. |
تمرین کنترل روزانه
بعد از خواندن این راهنما، چه چیزی باید در پنل تست شود؟
برای اینکه آموزش «ثبت قرارداد و کنترل پروژه» به استفاده واقعی تبدیل شود، یک سناریوی کوچک اما کامل را اجرا کنید. داده نمونه باید به همان شکلی باشد که کاربر در روز کاری با آن روبهرو میشود: شرکت فعال، تاریخ درست، طرف حساب یا کالا، وضعیت سند و نقش کاربر باید مشخص باشد. سپس خروجی را از مسیر گزارش کنترل کنید تا معلوم شود عملیات فقط در فرم ثبت نشده، بلکه در گزارشهای وابسته هم اثر قابل توضیح دارد.
اگر این تمرین برای چند نقش انجام شود، کیفیت استقرار بهتر میشود. کاربر عملیاتی مسیر ثبت را میبیند، حسابدار اثر مالی یا کنترلی را بررسی میکند، مدیر خروجی تصمیمگیری را میسنجد و مدیر سیستم مطمئن میشود داده شرکتها و دسترسیها با هم مخلوط نشدهاند. این مدل مرور باعث میشود خطا قبل از ورود داده واقعی پیدا شود، نه هنگام بستن دوره یا تهیه گزارش رسمی.
یک نمونه عملیات واقعی را انتخاب کنید و مسیر آن را از شروع تا گزارش نهایی دنبال کنید.
همان عملیات را با نقش کاربر محدودتر بررسی کنید تا مطمئن شوید فقط داده و اقدام مجاز دیده میشود.
گزارش وابسته را بعد از ثبت یا اصلاح عملیات دوباره بازبینی کنید و اختلاف عدد را یادداشت کنید.
اگر خطایی رخ داد، پیام خطا، داده مبدأ و اثر گزارش را کنار هم بررسی کنید؛ اصلاح نباید فقط روی خروجی انجام شود.
ریسکهای رایج
چه چیزهایی باعث خطا در استفاده از این بخش میشود؟
بیشترین خطاها زمانی رخ میدهد که کاربر فقط فرم را پر میکند اما به وابستگیهای بعدی توجه ندارد. برای مثال، اگر عملیات روی طرف حساب، کالا، سند، پرداخت یا دوره مالی اثر میگذارد، باید مطمئن شوید گزارش وابسته هم بعد از ثبت قابل توضیح است. در سامانه چندشرکتی، این کنترل اهمیت بیشتری دارد چون داده هر شرکت باید از شرکتهای دیگر جدا بماند.
اگر در این صفحه با عملیات مالی، انبار، خزانه، حقوق یا مالیات سروکار دارید، هیچ اصلاحی نباید صرفاً برای درست شدن ظاهر گزارش انجام شود. ابتدا داده مبدأ، وضعیت تایید، دوره مالی، وابستگی سند و سطح دسترسی را بررسی کنید؛ بعد تصمیم بگیرید اصلاح، ابطال یا ثبت تکمیلی لازم است.
ثبت قرارداد بهعنوان یک توضیح سادهویرایش مبلغ بدون الحاقیه یا دلیلجدا نگهداشتن اقساط از قرارداد اصلی
تحویل به تیم
چه چیزهایی باید قبل از استفاده عمومی روشن باشد؟
راهنمای SysLink زمانی کامل است که بعد از آموزش، مسئولیت هر نقش روشن باشد. اگر کاربر نداند چه دادهای را وارد میکند، تأییدکننده نداند چه چیزی را کنترل میکند یا مدیر نداند گزارش از کدام منبع ساخته شده، حتی بهترین پنل هم به مرور به فایلهای موازی و اصلاح دستی برمیگردد. بنابراین بهتر است تیم، بعد از مطالعه راهنما، یک چکلیست کوتاه برای اجرای همان فرآیند آماده کند.
مسئول ورود داده بداند کدام فیلدها اجباریاند و چرا بدون آنها گزارش قابل اتکا نیست.مسئول تأیید بداند چه چیزی را کنترل میکند: مبلغ، تاریخ، طرف حساب، کالا، وضعیت یا اثر مالی.مدیر یا حسابدار بداند خروجی این بخش در کدام گزارش بعدی دیده میشود.مدیر سیستم بداند کدام نقشها مجاز به مشاهده، اصلاح، تأیید یا ابطال عملیات هستند.
آموزشهای مرتبط
برای کامل شدن جریان کاری، این بخشها را هم ببینید
طرف حسابهاتعریف مشتری، تأمینکننده و طرف حسابراهنمای تعریف و کنترل طرف حسابها برای فروش، خرید، دریافت، پرداخت، بدهی و مطالبات.خزانهثبت دریافت و پرداختآموزش ثبت دریافت مشتری، پرداخت تأمینکننده، انتخاب بانک یا صندوق و ارتباط با فاکتور و تسویه.کارتابل تأییدکارتابل تأیید و کنترل عملیاتآموزش استفاده از کارتابل تأیید برای کنترل درخواستها، اسناد و عملیات قبل از قطعی شدن.
آموزش محصول
برای اجرای دقیقتر، آموزش را با داده نمونه انجام دهید
اگر این عملیات به فروش، خرید، انبار، خزانه یا حسابداری وصل است، بعد از ثبت، گزارش مرتبط را هم کنترل کنید.