SysLinkERPدارایی و قراردادها
آموزش ثبت قرارداد فروش، خرید یا خدمات با طرف حساب، پروژه، مبلغ، درصد حسن انجام کار، مبلغ ضمانتنامه و تاریخهای قراردادی.
قبل از شروع
پرونده قرارداد، اطلاعات حقوقی و شاخصهای مالی کنترل قرارداد را کنار هم نگه میدارد. نوع قرارداد، طرف حساب، پروژه، تاریخ امضا، بازه اجرا، مبلغ، درصد حسن انجام کار و مبلغ ضمانتنامه باید از نسخه مصوب قرارداد ثبت شوند. این مقادیر در وضعیت فعلی سامانه اطلاعات کنترلی قرارداد هستند و ثبت آنها بهتنهایی فاکتور، دریافت، پرداخت یا سند حسابداری ایجاد نمیکند.
پیشنیازها
مراحل انجام کار
هر مرحله را انجام دهید و همان لحظه کنترل پیشنهادی را بررسی کنید تا خطا دیرتر در گزارش مالی یا عملیاتی دیده نشود.
مشخص کنید قرارداد فروش، خرید، خدمات یا داخلی است. طرف حساب باید همان شخص یا شرکتی باشد که تعهد حقوقی قرارداد را پذیرفته است؛ نماینده یا واسطه را بدون مبنای قراردادی جایگزین طرف اصلی نکنید.
نوع قرارداد و طرف حساب با متن قرارداد و جریان مالی مورد انتظار سازگار باشند.با فیلتر نوع و وضعیت، قراردادهای موجود را مرور کنید تا قرارداد تکراری، کد مشابه یا پرونده همپوشان ایجاد نشود. قراردادهای فعال، پیشنویس، متوقف، تکمیل و باطل باید از هم تفکیک شوند.
برای یک قرارداد حقوقی بیش از یک پرونده فعال با کد یا عنوان مشابه وجود نداشته باشد.
کد، عنوان، پروژه، تاریخ امضا، شروع و پایان، مبلغ قرارداد، درصد حسن انجام کار و مبلغ ضمانتنامه را وارد کنید. درصد حسن انجام کار مبنای محاسبه مبلغ کسور کنترلی است؛ مبلغ ضمانتنامه نیز یک شاخص تعهدی است و جایگزین پرونده بانکی ضمانتنامه نیست.
مبلغ مثبت، درصد کسور بین صفر تا صد و تاریخ پایان پس از شروع باشد.
در Drawer قرارداد، مبلغ قرارداد را با جمع تعهدات، تعهدات باز و تسویهشده مقایسه کنید. مبلغ حسن انجام کار و ضمانتنامه را با متن قرارداد تطبیق دهید و پیش از تایید رسمی هر اختلاف را رفع کنید.
جمع تعهدات از مبلغ قرارداد بیشتر نباشد و کسور و ضمانتنامه مستند باشند.
کنترل نهایی
قرارداد بدون طرف حساب و مبلغ معتبر وارد چرخه تایید نشود.
مبلغ تعهدات از سقف قرارداد عبور نکند.
اطلاعات کنترلی قرارداد با سند حقوقی مصوب تطبیق داده شود.
خطاهای رایج
ثبت مبلغ خالص پرداخت بهجای مبلغ کل قرارداد
ثبت ضمانتنامه بهعنوان پرداخت یا دریافت نقدی
تایید قرارداد پیش از کنترل تاریخها و تعهدات
خروجی مورد انتظار
راهنمای اجرایی تکمیلی
صفحه «ثبت مالی قرارداد، کسور و ضمانتنامه» باید فقط به خواندن چند مرحله محدود نشود. قبل از اجرای عملی، کاربر باید بداند این کار در کدام شرکت فعال، با کدام نقش، در کدام مسیر پنل و روی کدام داده انجام میشود. اگر مسیر اجرا روشن نباشد، حتی یک عملیات ساده میتواند باعث گزارش اشتباه، دسترسی نامناسب یا اختلاف بین واحدهای فروش، خرید، انبار، خزانه و حسابداری شود.
مخاطب این راهنما کارشناس قراردادها، مدیر پروژه، حسابدار پروژه و مدیر مالی است و به همین دلیل باید نتیجه کار برای نقشهای مختلف قابل توضیح باشد. کاربر عملیاتی باید بداند چه چیزی را ثبت میکند، حسابدار باید اثر مالی را ببیند، مدیر باید خروجی قابل اتکا بگیرد و مدیر سیستم باید مطمئن باشد دسترسیها با مسئولیت واقعی افراد هماهنگ است.
پرونده مالی و حقوقی قرارداد
مبلغ کسور حسن انجام کار
مبنای ثبت و پایش تعهدات مرحلهای
کنترل و audit
در ERP تجاری، خروجی زمانی قابل اتکا است که مسیر ایجاد آن روشن باشد. اگر یک رکورد از عملیات مبدأ ساخته شده، اصلاح آن هم باید از همان مبدأ انجام شود. همچنین هر تغییر مهم باید دلیل، کاربر، زمان و اثر قابل پیگیری داشته باشد تا بعداً در گزارش رسمی، بستن دوره یا بررسی اختلاف بتوان علت عدد را توضیح داد.
| کنترل | اقدام پیشنهادی |
|---|---|
| 01 | قرارداد بدون طرف حساب و مبلغ معتبر وارد چرخه تایید نشود. |
| 02 | مبلغ تعهدات از سقف قرارداد عبور نکند. |
| 03 | اطلاعات کنترلی قرارداد با سند حقوقی مصوب تطبیق داده شود. |
تمرین کنترل روزانه
برای اینکه آموزش «ثبت مالی قرارداد، کسور و ضمانتنامه» به استفاده واقعی تبدیل شود، یک سناریوی کوچک اما کامل را اجرا کنید. داده نمونه باید به همان شکلی باشد که کاربر در روز کاری با آن روبهرو میشود: شرکت فعال، تاریخ درست، طرف حساب یا کالا، وضعیت سند و نقش کاربر باید مشخص باشد. سپس خروجی را از مسیر گزارش کنترل کنید تا معلوم شود عملیات فقط در فرم ثبت نشده، بلکه در گزارشهای وابسته هم اثر قابل توضیح دارد.
اگر این تمرین برای چند نقش انجام شود، کیفیت استقرار بهتر میشود. کاربر عملیاتی مسیر ثبت را میبیند، حسابدار اثر مالی یا کنترلی را بررسی میکند، مدیر خروجی تصمیمگیری را میسنجد و مدیر سیستم مطمئن میشود داده شرکتها و دسترسیها با هم مخلوط نشدهاند. این مدل مرور باعث میشود خطا قبل از ورود داده واقعی پیدا شود، نه هنگام بستن دوره یا تهیه گزارش رسمی.
یک نمونه عملیات واقعی را انتخاب کنید و مسیر آن را از شروع تا گزارش نهایی دنبال کنید.
همان عملیات را با نقش کاربر محدودتر بررسی کنید تا مطمئن شوید فقط داده و اقدام مجاز دیده میشود.
گزارش وابسته را بعد از ثبت یا اصلاح عملیات دوباره بازبینی کنید و اختلاف عدد را یادداشت کنید.
اگر خطایی رخ داد، پیام خطا، داده مبدأ و اثر گزارش را کنار هم بررسی کنید؛ اصلاح نباید فقط روی خروجی انجام شود.
ریسکهای رایج
بیشترین خطاها زمانی رخ میدهد که کاربر فقط فرم را پر میکند اما به وابستگیهای بعدی توجه ندارد. برای مثال، اگر عملیات روی طرف حساب، کالا، سند، پرداخت یا دوره مالی اثر میگذارد، باید مطمئن شوید گزارش وابسته هم بعد از ثبت قابل توضیح است. در سامانه چندشرکتی، این کنترل اهمیت بیشتری دارد چون داده هر شرکت باید از شرکتهای دیگر جدا بماند.
اگر در این صفحه با عملیات مالی، انبار، خزانه، حقوق یا مالیات سروکار دارید، هیچ اصلاحی نباید صرفاً برای درست شدن ظاهر گزارش انجام شود. ابتدا داده مبدأ، وضعیت تایید، دوره مالی، وابستگی سند و سطح دسترسی را بررسی کنید؛ بعد تصمیم بگیرید اصلاح، ابطال یا ثبت تکمیلی لازم است.
تحویل به تیم
راهنمای SysLink زمانی کامل است که بعد از آموزش، مسئولیت هر نقش روشن باشد. اگر کاربر نداند چه دادهای را وارد میکند، تأییدکننده نداند چه چیزی را کنترل میکند یا مدیر نداند گزارش از کدام منبع ساخته شده، حتی بهترین پنل هم به مرور به فایلهای موازی و اصلاح دستی برمیگردد. بنابراین بهتر است تیم، بعد از مطالعه راهنما، یک چکلیست کوتاه برای اجرای همان فرآیند آماده کند.
آموزشهای مرتبط
آموزش محصول
اگر این عملیات به فروش، خرید، انبار، خزانه یا حسابداری وصل است، بعد از ثبت، گزارش مرتبط را هم کنترل کنید.