بدهی تامینکنندگان اگر دقیق کنترل نشود، شرکت را در دو طرف تحت فشار میگذارد: از یک طرف پرداخت دیرهنگام میتواند اعتبار خرید را خراب کند، از طرف دیگر پرداخت زودتر از برنامه میتواند نقدینگی را ضعیف کند.
مدیریت بدهی تامینکننده یعنی شرکت بداند به هر تامینکننده بابت چه فاکتوری، چه مبلغی، در چه تاریخی و با چه وضعیت پرداختی بدهکار است.
بدهی تامینکننده از کجا ایجاد میشود؟
بدهی تامینکننده معمولاً از فاکتور خرید ایجاد میشود. وقتی کالا یا خدمت دریافت میشود و فاکتور خرید ثبت میشود، شرکت باید مبلغ آن را در زمان مشخص پرداخت کند. اگر پیشپرداخت انجام شده باشد، باید از بدهی نهایی کم شود.
اگر خرید، انبار و حسابداری جدا باشند، مانده تامینکننده ممکن است دقیق نباشد.
گزارش بدهی تامینکننده چه باید داشته باشد؟
| ستون | کاربرد |
|---|---|
| نام تامینکننده | شناسایی طرف حساب |
| شماره فاکتور خرید | اتصال بدهی به خرید واقعی |
| مبلغ فاکتور | بدهی اولیه |
| پرداخت انجامشده | کاهش بدهی |
| مانده | مبلغ قابل پرداخت |
| تاریخ سررسید | زمان برنامهریزی پرداخت |
| وضعیت | جاری، نزدیک سررسید، سررسید گذشته |
| مسئول پیگیری | مالی یا خرید |
گزارش خوب فقط جمع کل بدهی نیست؛ باید نشان دهد کدام بدهی باید زودتر پرداخت شود و کدام قابل برنامهریزی است.
برنامه پرداخت چگونه ساخته میشود؟
برای برنامه پرداخت، فقط سررسید کافی نیست. باید نقدینگی، اهمیت تامینکننده، وضعیت سفارشهای باز و امکان توقف تامین کالا را هم دید. تامینکنندهای که کالای اصلی شرکت را تامین میکند، معمولاً اولویت بیشتری دارد.
یک روش ساده:
- بدهیهای سررسید گذشته را جدا کنید.
- پرداختهای هفت روز آینده را مشخص کنید.
- تامینکنندگان کلیدی را علامتگذاری کنید.
- پیشپرداختها را با فاکتورهای نهایی تطبیق دهید.
- گزارش پرداخت را با مانده بانک مقایسه کنید.
اشتباهات رایج
- ثبت نکردن تاریخ سررسید فاکتور خرید
- پرداخت بدون تطبیق با فاکتور یا رسید انبار
- فراموش کردن پیشپرداختها
- نداشتن گزارش بدهی به تفکیک تامینکننده
- پرداخت بر اساس تماس تامینکننده، نه برنامه نقدینگی
- جدا بودن خرید از حسابداری
چرا این موضوع به فروش هم مربوط است؟
اگر شرکت برای خرید کالا به تامینکننده وابسته است، مدیریت بدهی روی فروش آینده اثر دارد. پرداخت نامنظم میتواند تامین کالا را کند کند و کسری موجودی ایجاد کند. بنابراین بدهی تامینکننده فقط مسئله حسابداری نیست؛ بخشی از زنجیره فروش و انبار است.
SysLink این مشکل را چطور حل میکند؟
در SysLink ERP، فاکتور خرید، پرداخت، مانده تامینکننده و ورود کالا باید به هم وصل باشند. وقتی خرید ثبت میشود، بدهی ایجاد میشود. وقتی پرداخت انجام میشود، مانده کاهش پیدا میکند. مدیر هم میتواند برنامه پرداخت و سررسیدها را کنار فروش و موجودی ببیند.
برای ادامه، صفحه حساب پرداختنی چیست؟ و مقاله مدیریت خرید در شرکتهای کوچک را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- حساب پرداختنی: بدهی شرکت به تامینکنندگان یا اشخاص.
- سررسید پرداخت: تاریخی که بدهی باید پرداخت شود.
- پیشپرداخت: مبلغی که قبل از دریافت فاکتور یا کالا پرداخت میشود.
- تامینکننده کلیدی: تامینکنندهای که توقف همکاری او روی عملیات شرکت اثر جدی دارد.
- برنامه پرداخت: زمانبندی پرداخت بدهیها بر اساس نقدینگی و اولویت.