قبل از خرید ERP، فقط نباید لیست امکانات نرمافزارها را مقایسه کنید. بهتر است اول از سیستم فعلی خودتان چند گزارش بگیرید و ببینید واقعاً کجا مشکل دارید. این کار باعث میشود دمو و انتخاب ERP بر اساس نیاز واقعی باشد، نه بر اساس ظاهر صفحهها.
اگر نتوانید گزارشهای کلیدی را از وضعیت فعلی شرکت استخراج کنید، همان موضوعها باید در اولویت انتخاب ERP قرار بگیرند.
۱. گزارش فروش دوره
اول ببینید فروش روزانه، ماهانه و فصلی چطور گزارش میشود. آیا فروش به تفکیک مشتری، کالا، فروشنده یا شعبه قابل بررسی است؟ آیا تخفیف و برگشت از فروش جدا دیده میشود؟
اگر فروش فقط یک عدد کلی است، برای تصمیم مدیریتی کافی نیست.
۲. گزارش مطالبات مشتریان
گزارش مطالبات باید نشان دهد هر مشتری چقدر بدهکار است، بدهی از کدام فاکتور آمده و سررسید آن چه زمانی است. اگر این گزارش دیر یا دستی آماده میشود، ERP باید این مشکل را حل کند.
۳. گزارش بدهی تامینکنندگان
برای خرید و نقدینگی، باید بدانید به هر تامینکننده چقدر بدهکارید و چه پرداختهایی نزدیک است. این گزارش اگر جدا از خرید و پرداخت باشد، همیشه ریسک خطا دارد.
۴. گزارش موجودی کالا
موجودی باید به تفکیک کالا، انبار و وضعیت قابل فروش دیده شود. اگر موجودی واقعی با فایل یا سیستم اختلاف دارد، بخش انبار باید در اولویت استقرار ERP باشد.
۵. گزارش کالاهای کمموجودی
اگر شرکت کالایی دارد که نبود آن فروش را متوقف میکند، باید قبل از تمام شدن کالا هشدار داشته باشید. نبود این گزارش باعث خرید دیرهنگام و از دست رفتن فروش میشود.
۶. گزارش فاکتورهای باز
فاکتورهای باز، سفارشهای تحویل نشده، خریدهای در راه و دریافتهای ثبت نشده باید قابل پیگیری باشند. این گزارش به مدیر نشان میدهد کدام کارها هنوز کامل نشدهاند.
۷. گزارش جریان نقد
مدیر باید بداند ورودی و خروجی نقد در روزها و هفتههای آینده چه وضعی دارد. فروش بالا بدون نقدینگی کافی میتواند شرکت را تحت فشار قرار دهد.
چطور از این گزارشها برای انتخاب ERP استفاده کنیم؟
برای هر گزارش این سه سوال را بپرسید:
| سوال | معنی |
|---|---|
| چقدر طول میکشد آماده شود؟ | اگر زیاد طول میکشد، فرآیند دستی است |
| چقدر به آن اعتماد داریم؟ | اگر اختلاف زیاد است، منبع داده مشکل دارد |
| چه تصمیمی با آن میگیریم؟ | اگر تصمیم نمیسازد، گزارش ارزش کمی دارد |
SysLink در دمو چه چیزی باید نشان دهد؟
وقتی برای دمو آماده میشوید، همین گزارشها را مبنا قرار دهید. از تیم SysLink بخواهید نشان دهد فروش، موجودی، مطالبات، بدهیها و داشبورد مدیریتی چطور ساخته میشود و داده هر گزارش از کجا میآید.
برای ادامه، مقاله اشتباهات رایج در انتخاب ERP و داشبورد مدیریتی در ERP را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- فاکتور باز: فاکتوری که هنوز کامل تسویه، تحویل یا پیگیری نشده است.
- گزارش مدیریتی: گزارشی که برای تصمیم مدیر طراحی میشود.
- جریان نقد: ورودی و خروجی پول شرکت در یک دوره.
- موجودی قابل فروش: کالایی که واقعاً امکان فروش آن وجود دارد.