مقالات SysLink ERP، صفحه ۷۱

اصلاح‌های زیاد آخر ماه معمولاً نتیجه ثبت جداگانه فروش، خرید، انبار و خزانه، نبود کنترل روزانه و تولید دستی سندهای حسابداری است.

اختلاف گزارش فروش و حسابداری از تفاوت زمان ثبت، تخفیف، مالیات، برگشت فروش، دریافت وجه و جدا بودن سیستم فروش از حسابداری ایجاد می‌شود.

اکسل وقتی مسئله‌ساز می‌شود که چند کاربر، چند فایل، فرمول‌های حساس، گزارش‌های دیرهنگام و داده‌های فروش و انبار جدا از هم باشند.

ERP ارزان اگر نیاز واقعی شرکت را پوشش ندهد، با دوباره‌کاری، سفارشی‌سازی اجباری، گزارش ناقص، پشتیبانی ضعیف و مهاجرت دوباره پرهزینه می‌شود.

وقتی اختلاف موجودی، گزارش‌های دیرهنگام، مطالبات رهاشده، دوباره‌کاری حسابداری و وابستگی به افراد باعث تصمیم اشتباه شده‌اند، ERP دیر بررسی شده است.

اگر فرآیندها هنوز بسیار ساده‌اند، کاربران کم‌اند، داده‌ها محدود است و گزارش‌ها با ابزارهای سبک قابل کنترل‌اند، ERP ممکن است فعلاً زود باشد.

قبل از خرید ERP، گزارش فروش، موجودی، مطالبات، بدهی‌ها، فاکتورهای باز، کالاهای کم‌موجودی و گردش نقد را از سیستم فعلی بررسی کنید.

قبل از خرید ERP باید درباره فرآیندهای اصلی، گزارش‌ها، داده‌های قابل انتقال، سطح دسترسی، پشتیبانی، استقرار و تناسب نرم‌افزار با شرکت سوال بپرسید.

فایل‌های اکسل پراکنده فقط زمان نمی‌گیرند؛ باعث دوباره‌کاری، خطای گزارش، وابستگی به افراد، تاخیر تصمیم و کاهش اعتماد به داده‌ها می‌شوند.

اتصال فاکتور فروش به انبار و حسابداری باعث می‌شود موجودی، مطالبات، سند مالی، سود فروش و گزارش مدیریتی از یک داده مشترک ساخته شوند.

برای محاسبه سود واقعی فاکتور، باید فروش خالص، تخفیف، مالیات، بهای تمام‌شده کالا، برگشت و هزینه‌های مرتبط جداگانه دیده شوند.

گزارش فروش اگر به سود، موجودی، مطالبات، تخفیف، برگشت و نقدینگی وصل نباشد، تصویر کامل عملکرد شرکت را نشان نمی‌دهد.

گزارش روزانه مدیرعامل باید فروش، نقدینگی، مطالبات، بدهی‌ها، موجودی بحرانی و کارهای نیازمند پیگیری را کوتاه و قابل تصمیم نشان دهد.

اختلاف موجودی انبار با فروش معمولا از ثبت دیرهنگام، برگشت کالا، رزرو سفارش، چند انبار و نبود اتصال فروش به انبار ایجاد می‌شود.

مهاجرت از حسابداری به ERP باید مرحله‌ای انجام شود: آماده‌سازی داده، تعریف فرآیند فروش و خرید، انتقال مانده‌ها، آموزش کاربران و کنترل گزارش‌ها.

قبل از استقرار ERP باید کالاها، مشتریان، تامین‌کنندگان، مانده‌ها، فرآیند فروش و خرید، نقش کاربران و گزارش‌های مورد نیاز مشخص شوند.

مدیریت بدهی تامین‌کنندگان یعنی فاکتور خرید، پرداخت، سررسید، پیش‌پرداخت و مانده هر تامین‌کننده در یک گزارش قابل پیگیری باشد.

برای پیگیری به‌موقع مطالبات، باید سررسید، مسئول پیگیری، مانده مشتری، سابقه فروش و وضعیت وصول در یک گزارش قابل اعتماد دیده شود.

مانده واقعی یعنی طلب یا بستانکاری قابل اتکای مشتری بعد از فاکتور، دریافت، برگشت، تخفیف و پیش‌دریافت؛ این مقاله علت اختلاف را توضیح می‌دهد.

بی‌نظمی مالی با گزارش‌های دیر، مانده‌های نامطمئن، چک‌های فراموش‌شده، موجودی اشتباه و تصمیم‌گیری با داده ناقص خودش را نشان می‌دهد.

برای کنترل چک‌های دریافتنی و پرداختنی باید سررسید، وضعیت، طرف حساب، مبلغ، گردش و اقدام بعدی هر چک قابل پیگیری باشد.

ERP عمده‌فروشی باید سفارش مشتری، موجودی، فاکتور، قیمت و تخفیف، مطالبات، برگشت کالا و گزارش فروش را یکپارچه کنترل کند.

شرکت پخش محدود با سفارش‌های متعدد، فروش اعتباری، کنترل موجودی، تحویل کالا و وصول مطالبات روبه‌رو است و ERP این جریان‌ها را یکپارچه می‌کند.

شرکت خدماتی حتی بدون انبار هم برای مدیریت فروش، قرارداد، دریافت و پرداخت، مطالبات، هزینه‌ها و گزارش مدیریتی می‌تواند به ERP نیاز داشته باشد.