مقالات SysLink ERP، صفحه ۲۹

گزارش روزانه مدیرعامل باید فروش، دریافت، پرداخت، مطالبات، بدهی‌ها، موجودی بحرانی و کارهای نیازمند پیگیری را کوتاه و قابل تصمیم نشان دهد.

گزارش فروش اگر به سود، موجودی، مطالبات، تخفیف، برگشت و نقدینگی وصل نباشد، تصویر کامل عملکرد شرکت را نشان نمی‌دهد.

مهاجرت از اکسل به ERP باید مرحله‌ای انجام شود: پاک‌سازی داده، تعریف کالا و طرف حساب، انتقال مانده‌ها، تست فروش و خرید و آموزش کاربران.

مهاجرت از حسابداری به ERP باید مرحله‌ای انجام شود: آماده‌سازی داده، تعریف فرآیند فروش و خرید، انتقال مانده‌ها، آموزش کاربران و کنترل گزارش‌ها.

قبل از استقرار ERP باید کالاها، مشتریان، تامین‌کنندگان، مانده‌ها، فرآیند فروش و خرید، نقش کاربران و گزارش‌های مورد نیاز مشخص شوند.

فایل اکسل کنترل چک‌ها کمک می‌کند چک‌های دریافتنی، پرداختنی، سررسید، وضعیت وصول، برگشت و پیگیری روزانه در یک دفتر قابل ویرایش ثبت شود.

گزارش بدهی تامین‌کنندگان باید مانده هر تامین‌کننده، سررسید پرداخت، فاکتورهای خرید باز، پیش‌پرداخت و برنامه پرداخت را شفاف کند.

سفارش خرید، فاکتور خرید و رسید انبار سه سند متفاوت‌اند؛ یکی درخواست خرید را کنترل می‌کند، یکی بدهی مالی را می‌سازد و دیگری ورود کالا را ثبت می‌کند.

مدیریت بدهی تامین‌کنندگان یعنی فاکتور خرید، پرداخت، سررسید، پیش‌پرداخت و مانده هر تامین‌کننده در یک گزارش قابل پیگیری باشد.

گزارش مطالبات مشتریان باید مانده هر مشتری، سررسید، مبلغ overdue، فاکتورهای باز و مسئول پیگیری را نشان دهد تا وصول قابل کنترل شود.

اختلاف مانده مشتریان معمولاً از ثبت ناقص دریافت‌ها، فاکتورهای اصلاح‌نشده، برگشت فروش، پیش‌دریافت و نبود اتصال فروش به حسابداری ایجاد می‌شود.

برای پیگیری به‌موقع مطالبات، باید سررسید، مسئول پیگیری، مانده مشتری، سابقه فروش و وضعیت وصول در یک گزارش قابل اعتماد دیده شود.

اگر فایل‌های اکسل زیاد شده‌اند، گزارش‌ها دیر آماده می‌شوند و فروش، انبار و مالی عددهای متفاوت دارند، وقت بررسی ERP رسیده است.

شرکت‌های کوچک وقتی با اکسل مشکل پیدا می‌کنند که چند کاربر، چند فایل، فرمول‌های حساس، گزارش‌های دیرهنگام و داده‌های فروش و انبار جدا از هم داشته باشند.

ERP ارزان اگر نیاز واقعی شرکت را پوشش ندهد، با دوباره‌کاری، سفارشی‌سازی اجباری، گزارش ناقص، پشتیبانی ضعیف و مهاجرت دوباره پرهزینه می‌شود.

وقتی اختلاف موجودی، گزارش‌های دیرهنگام، مطالبات رهاشده، دوباره‌کاری حسابداری و وابستگی به افراد باعث تصمیم اشتباه شده‌اند، ERP دیر بررسی شده است.

اگر فرآیندها هنوز بسیار ساده‌اند، کاربران کم‌اند، داده‌ها محدود است و گزارش‌ها با ابزارهای سبک قابل کنترل‌اند، ERP ممکن است فعلاً زود باشد.

قبل از خرید ERP، گزارش فروش، موجودی، مطالبات، بدهی‌ها، فاکتورهای باز، کالاهای کم‌موجودی و گردش نقد را از سیستم فعلی بررسی کنید.

اشتباهات مدیریت موجودی مثل ثبت دیرهنگام، کدینگ نامنظم، نبود حداقل موجودی، کنترل نکردن برگشت‌ها و انبارگردانی ناقص باعث اختلاف و توقف فروش می‌شود.

اختلاف موجودی انبار با فروش معمولا از ثبت دیرهنگام، برگشت کالا، رزرو سفارش، چند انبار و نبود اتصال فروش به انبار ایجاد می‌شود.

اصلاح‌های زیاد آخر ماه معمولاً نتیجه ثبت جداگانه فروش، خرید، انبار و خزانه، نبود کنترل روزانه و تولید دستی سندهای حسابداری است.

اختلاف گزارش فروش و حسابداری از تفاوت زمان ثبت، تخفیف، مالیات، برگشت فروش، دریافت وجه و جدا بودن سیستم فروش از حسابداری ایجاد می‌شود.

اتصال فاکتور فروش به انبار و حسابداری باعث می‌شود موجودی، مطالبات، سند مالی، سود فروش و گزارش مدیریتی از یک داده مشترک ساخته شوند.

برای محاسبه سود واقعی فاکتور، باید فروش خالص، تخفیف، مالیات، بهای تمام‌شده کالا، برگشت و هزینه‌های مرتبط جداگانه دیده شوند.