خیلی از شرکتها کار خود را با نرمافزار حسابداری شروع میکنند و این انتخاب در شروع منطقی است. اما وقتی فروش، خرید، انبار، خزانه و گزارش مدیریتی جدیتر میشود، حسابداری تنها دیگر همه مسئله را حل نمیکند. در این مرحله، مهاجرت به ERP مطرح میشود.
مهاجرت به ERP به معنی کنار گذاشتن حسابداری نیست؛ یعنی حسابداری از عملیات واقعی تغذیه شود و فروش، خرید، انبار و خزانه به آن وصل شوند.
اول تفاوت مسئله را بفهمید
نرمافزار حسابداری معمولاً رویداد مالی را ثبت میکند. ERP باید قبل و بعد از رویداد مالی را هم ببیند: سفارش مشتری، خروج انبار، دریافت وجه، بدهی تامینکننده و گزارش مدیریتی.
اگر مشکل شرکت فقط ثبت سند مالی است، حسابداری کافی است. اما اگر داده عملیاتی جدا از حسابداری است، ERP ارزش پیدا میکند.
مرحله اول: دادههای پایه را آماده کنید
قبل از مهاجرت، دادههای پایه باید مرتب شوند:
- مشتریان
- تامینکنندگان
- کالاها و خدمات
- حسابهای بانکی و صندوق
- کاربران و نقشها
- مانده مشتریان و تامینکنندگان
- موجودی کالا
انتقال داده کثیف به ERP فقط مشکل را از یک نرمافزار به نرمافزار دیگر منتقل میکند.
مرحله دوم: فرآیندها را تعریف کنید
شرکت باید مشخص کند فروش، خرید، انبار و خزانه در عمل چگونه کار میکنند. مثلاً فروش از پیشفاکتور شروع میشود یا مستقیم فاکتور؟ خرید با سفارش خرید کنترل میشود یا فاکتور خرید؟ دریافت پول قبل از فاکتور ممکن است یا بعد از آن؟
ERP باید با واقعیت شرکت تنظیم شود، نه با تصور کلی از فرآیندها.
مرحله سوم: ماندهها را انتقال دهید
برای شروع عملی، همه تاریخچه چند سال گذشته لازم نیست. معمولاً ماندههای شروع دوره کافی است:
| مانده | چرا مهم است؟ |
|---|---|
| مطالبات مشتریان | پیگیری وصول |
| بدهی تامینکنندگان | برنامه پرداخت |
| موجودی کالا | فروش و انبار |
| نقد و بانک | خزانه |
| چکها | کنترل سررسید |
مرحله چهارم: موازیکاری کوتاه
در شروع، بهتر است یک دوره کوتاه گزارشهای ERP با سیستم قبلی مقایسه شود. این کار برای پیدا کردن اختلافها و اعتمادسازی بین کاربران مهم است.
موازیکاری نباید طولانی شود؛ چون خودش دوبارهکاری ایجاد میکند.
مرحله پنجم: آموزش کاربران
حسابدار، فروشنده، انباردار و مدیر هرکدام نگاه متفاوتی دارند. آموزش باید بر اساس نقش باشد، نه یک جلسه عمومی برای همه. کاربر باید بداند کار روزانه خودش در سیستم چه اثری روی بخشهای دیگر دارد.
SysLink چه مسیری پیشنهاد میکند؟
در SysLink، مهاجرت بهتر است مرحلهای انجام شود: ابتدا دادههای پایه و فروش و انبار، سپس خزانه و حسابداری، بعد گزارش مدیریتی و کنترلهای دقیقتر. این مسیر فشار تغییر را کمتر میکند و احتمال پذیرش سیستم را بالا میبرد.
برای ادامه، مقاله تفاوت ERP و نرمافزار حسابداری و چکلیست آمادهسازی شرکت برای استقرار ERP را ببینید.
منابع و مطالعه بیشتر
واژهنامه کوتاه
- مهاجرت نرمافزاری: انتقال داده و فرآیند از سیستم قبلی به سیستم جدید.
- مانده شروع دوره: وضعیت مالی و عملیاتی در روز آغاز کار سیستم.
- موازیکاری: استفاده همزمان کوتاهمدت از سیستم قبلی و جدید برای کنترل.
- داده پایه: اطلاعات اصلی مثل کالا، مشتری، تامینکننده و حساب.