مرور سبد پروژهها
پروژهها را با کد، وضعیت و طرف حساب مرور کنید. تعهدات باز و تعداد سررسیدهای گذشته را کنار مبلغ قرارداد ببینید تا پروژههای پرریسک پیش از بررسی جزئی شناسایی شوند.
پروژه متوقف یا تکمیلشده با تعهد باز بدون توضیح باقی نماند.دارایی و قراردادها
پایش قرارداد، تعهد باز و سررسیدگذشته
راهنمای پایش پروژهها و قراردادها براساس وضعیت، تعهد باز، مبلغ تسویهشده و سررسیدهای گذشته و تطبیق آنها با مدارک عملیات.
قبل از شروع
هدف آموزش و مسیر ورود در سامانه
پایش قرارداد فقط دیدن تاریخ پایان نیست. باید پروژه، قرارداد و تعهد را در سه سطح مرور کنید: در سطح پروژه، مبلغ قراردادها و تعهدات باز؛ در سطح قرارداد، جمع تعهدات، باز و تسویهشده؛ و در سطح تعهد، سررسید و وضعیت واقعی. گزارش سامانه زمانی قابل اتکاست که وضعیتهای کنترلی با فاکتور، خزانه، تحویل یا مدرک حقوقی خارج از این صفحه تطبیق داده شوند.
مسیر در پنلقرارداد و پروژه ← پروژهها / قراردادها / تعهدات
پیشنیازها
قبل از اجرای مراحل، این موارد آماده باشد
پروژهها، قراردادها و تعهدات بهروز باشند.مسئول پیگیری هر قرارداد و سررسید مشخص باشد.مدارک فاکتور، پرداخت، دریافت یا تحویل برای تطبیق در دسترس باشند.
مراحل انجام کار
گامهای عملی در SysLink ERP
هر مرحله را انجام دهید و همان لحظه کنترل پیشنهادی را بررسی کنید تا خطا دیرتر در گزارش مالی یا عملیاتی دیده نشود.
کنترل قراردادهای فعال
قراردادهای فعال را فیلتر و مبلغ کل، جمع تعهدات، مبلغ باز و تسویهشده را مقایسه کنید. اختلاف میان مبلغ قرارداد و تعهدات ممکن است ناشی از مرحله ثبتنشده یا بخشی غیرمرحلهای باشد و باید مستند شود.
برای هر اختلاف مبلغ، علت روشن و برنامه ثبت یا اصلاح وجود داشته باشد.
رسیدگی به سررسیدهای گذشته
تعهدات سررسید را براساس قرارداد فیلتر کنید و مورد عقبافتاده را به مسئول مربوط ارجاع دهید. وضعیت «سررسید» باید تا ثبت رویداد واقعی حفظ شود و برای حذف هشدار بهصورت صوری تغییر نکند.
هر سررسید گذشته دارای اقدام، مسئول و موعد پیگیری بعدی باشد.
تطبیق پرونده پروژه
Drawer پروژه را باز و تعهدات باز، تسویهشده و تعداد سررسیدهای گذشته را با قراردادهای زیرمجموعه مقایسه کنید. سپس وضعیتهای مالی را با خزانه یا اسناد مرتبط کنترل کنید؛ این صفحه خود جایگزین گزارش حسابداری یا خزانه نیست.
جمعهای پروژه از قراردادها قابل بازسازی و وضعیتها با مدارک مبدأ سازگار باشند.
کنترل نهایی
بعد از انجام کار چه چیزی را بررسی کنیم؟
پایش سررسیدها بهصورت روزانه یا هفتگی زمانبندی شود.
جمعهای پروژه و قرارداد با تعهدات زیرمجموعه تطبیق کنند.
وضعیت تسویه فقط پس از کنترل مدرک مالی معتبر شود.
خطاهای رایج
مواردی که نباید از کنارشان عبور کرد
اتکا به تاریخ پایان قرارداد و نادیدهگرفتن تعهدات مرحلهای
تغییر صوری وضعیت برای حذف هشدار
فرضکردن وضعیت کنترلی تعهد بهعنوان سند حسابداری یا پرداخت
خروجی مورد انتظار
بعد از پایان این آموزش باید به این نتیجه برسید
فهرست پروژهها و قراردادهای پرریسکصف پیگیری سررسیدهای گذشتهتطبیق مبالغ قرارداد، تعهد باز و تسویهشده
راهنمای اجرایی تکمیلی
چطور این آموزش را در کار واقعی اجرا کنیم؟
صفحه «پایش قرارداد، تعهد باز و سررسیدگذشته» باید فقط به خواندن چند مرحله محدود نشود. قبل از اجرای عملی، کاربر باید بداند این کار در کدام شرکت فعال، با کدام نقش، در کدام مسیر پنل و روی کدام داده انجام میشود. اگر مسیر اجرا روشن نباشد، حتی یک عملیات ساده میتواند باعث گزارش اشتباه، دسترسی نامناسب یا اختلاف بین واحدهای فروش، خرید، انبار، خزانه و حسابداری شود.
مخاطب این راهنما مدیر پروژه، مدیر مالی، خزانه، حسابدار پروژه و کنترل داخلی است و به همین دلیل باید نتیجه کار برای نقشهای مختلف قابل توضیح باشد. کاربر عملیاتی باید بداند چه چیزی را ثبت میکند، حسابدار باید اثر مالی را ببیند، مدیر باید خروجی قابل اتکا بگیرد و مدیر سیستم باید مطمئن باشد دسترسیها با مسئولیت واقعی افراد هماهنگ است.
مسیر پیشنهادی کنترلقرارداد و پروژه ← پروژهها / قراردادها / تعهدات
فهرست پروژهها و قراردادهای پرریسک
صف پیگیری سررسیدهای گذشته
تطبیق مبالغ قرارداد، تعهد باز و تسویهشده
کنترل و audit
قبل از اتکا به خروجی، این موارد را بررسی کنید
در ERP تجاری، خروجی زمانی قابل اتکا است که مسیر ایجاد آن روشن باشد. اگر یک رکورد از عملیات مبدأ ساخته شده، اصلاح آن هم باید از همان مبدأ انجام شود. همچنین هر تغییر مهم باید دلیل، کاربر، زمان و اثر قابل پیگیری داشته باشد تا بعداً در گزارش رسمی، بستن دوره یا بررسی اختلاف بتوان علت عدد را توضیح داد.
| کنترل | اقدام پیشنهادی |
|---|---|
| 01 | پایش سررسیدها بهصورت روزانه یا هفتگی زمانبندی شود. |
| 02 | جمعهای پروژه و قرارداد با تعهدات زیرمجموعه تطبیق کنند. |
| 03 | وضعیت تسویه فقط پس از کنترل مدرک مالی معتبر شود. |
تمرین کنترل روزانه
بعد از خواندن این راهنما، چه چیزی باید در پنل تست شود؟
برای اینکه آموزش «پایش قرارداد، تعهد باز و سررسیدگذشته» به استفاده واقعی تبدیل شود، یک سناریوی کوچک اما کامل را اجرا کنید. داده نمونه باید به همان شکلی باشد که کاربر در روز کاری با آن روبهرو میشود: شرکت فعال، تاریخ درست، طرف حساب یا کالا، وضعیت سند و نقش کاربر باید مشخص باشد. سپس خروجی را از مسیر گزارش کنترل کنید تا معلوم شود عملیات فقط در فرم ثبت نشده، بلکه در گزارشهای وابسته هم اثر قابل توضیح دارد.
اگر این تمرین برای چند نقش انجام شود، کیفیت استقرار بهتر میشود. کاربر عملیاتی مسیر ثبت را میبیند، حسابدار اثر مالی یا کنترلی را بررسی میکند، مدیر خروجی تصمیمگیری را میسنجد و مدیر سیستم مطمئن میشود داده شرکتها و دسترسیها با هم مخلوط نشدهاند. این مدل مرور باعث میشود خطا قبل از ورود داده واقعی پیدا شود، نه هنگام بستن دوره یا تهیه گزارش رسمی.
یک نمونه عملیات واقعی را انتخاب کنید و مسیر آن را از شروع تا گزارش نهایی دنبال کنید.
همان عملیات را با نقش کاربر محدودتر بررسی کنید تا مطمئن شوید فقط داده و اقدام مجاز دیده میشود.
گزارش وابسته را بعد از ثبت یا اصلاح عملیات دوباره بازبینی کنید و اختلاف عدد را یادداشت کنید.
اگر خطایی رخ داد، پیام خطا، داده مبدأ و اثر گزارش را کنار هم بررسی کنید؛ اصلاح نباید فقط روی خروجی انجام شود.
ریسکهای رایج
چه چیزهایی باعث خطا در استفاده از این بخش میشود؟
بیشترین خطاها زمانی رخ میدهد که کاربر فقط فرم را پر میکند اما به وابستگیهای بعدی توجه ندارد. برای مثال، اگر عملیات روی طرف حساب، کالا، سند، پرداخت یا دوره مالی اثر میگذارد، باید مطمئن شوید گزارش وابسته هم بعد از ثبت قابل توضیح است. در سامانه چندشرکتی، این کنترل اهمیت بیشتری دارد چون داده هر شرکت باید از شرکتهای دیگر جدا بماند.
اگر در این صفحه با عملیات مالی، انبار، خزانه، حقوق یا مالیات سروکار دارید، هیچ اصلاحی نباید صرفاً برای درست شدن ظاهر گزارش انجام شود. ابتدا داده مبدأ، وضعیت تایید، دوره مالی، وابستگی سند و سطح دسترسی را بررسی کنید؛ بعد تصمیم بگیرید اصلاح، ابطال یا ثبت تکمیلی لازم است.
اتکا به تاریخ پایان قرارداد و نادیدهگرفتن تعهدات مرحلهایتغییر صوری وضعیت برای حذف هشدارفرضکردن وضعیت کنترلی تعهد بهعنوان سند حسابداری یا پرداخت
تحویل به تیم
چه چیزهایی باید قبل از استفاده عمومی روشن باشد؟
راهنمای SysLink زمانی کامل است که بعد از آموزش، مسئولیت هر نقش روشن باشد. اگر کاربر نداند چه دادهای را وارد میکند، تأییدکننده نداند چه چیزی را کنترل میکند یا مدیر نداند گزارش از کدام منبع ساخته شده، حتی بهترین پنل هم به مرور به فایلهای موازی و اصلاح دستی برمیگردد. بنابراین بهتر است تیم، بعد از مطالعه راهنما، یک چکلیست کوتاه برای اجرای همان فرآیند آماده کند.
مسئول ورود داده بداند کدام فیلدها اجباریاند و چرا بدون آنها گزارش قابل اتکا نیست.مسئول تأیید بداند چه چیزی را کنترل میکند: مبلغ، تاریخ، طرف حساب، کالا، وضعیت یا اثر مالی.مدیر یا حسابدار بداند خروجی این بخش در کدام گزارش بعدی دیده میشود.مدیر سیستم بداند کدام نقشها مجاز به مشاهده، اصلاح، تأیید یا ابطال عملیات هستند.
آموزشهای مرتبط
برای کامل شدن جریان کاری، این بخشها را هم ببینید
قراردادها و پروژههاتعریف پروژه، بودجه و تفصیلی پروژهراهنمای ایجاد پرونده پروژه، انتخاب طرف حساب و تفصیلی پروژه، تعیین بازه اجرا و کنترل بودجه با مبلغ قراردادها و تعهدات باز.قراردادها و پروژههابرنامهریزی تعهدات، اقساط و سررسید قراردادراهنمای خردکردن مبلغ قرارداد به تعهدات مرحلهای، تعیین سررسید و وضعیت و کنترل جمع تعهدات نسبت به سقف قرارداد.تسویهگزارش مطالبات و بدهیهاراهنمای کنترل مانده مشتریان، بدهی تأمینکنندگان، فاکتورهای باز، سررسیدها و پیگیری تسویه.
آموزش محصول
برای اجرای دقیقتر، آموزش را با داده نمونه انجام دهید
اگر این عملیات به فروش، خرید، انبار، خزانه یا حسابداری وصل است، بعد از ثبت، گزارش مرتبط را هم کنترل کنید.