ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning است، اما ترجمه سادهترش برای بیشتر شرکتها این است: یک سیستم واحد برای اداره عملیات روزانه شرکت.
وقتی شرکت کوچک است، ممکن است فروش در یک فایل اکسل ثبت شود، انباردار موجودی را در دفتر یا فایل جدا نگه دارد، حسابداری نرمافزار خودش را داشته باشد و مدیر هم برای گزارش گرفتن هر هفته از چند نفر عدد بخواهد. این روش تا مدتی جواب میدهد، اما با بیشتر شدن سفارشها، کالاها، مشتریان و کاربران، اختلاف دادهها خودش را نشان میدهد.
ERP برای همین نقطه ساخته شده است. هدفش این نیست که فقط چند فرم کنار هم بگذارد. هدف این است که هر اتفاق عملیاتی، روی بخشهای مرتبط هم اثر بگذارد. وقتی فاکتور فروش ثبت میشود، موجودی کالا، مطالبات مشتری و سند حسابداری هم باید قابل پیگیری باشند. وقتی خرید انجام میشود، انبار، بدهی تامینکننده و گزارش خرید نباید جداگانه ساخته شوند.
ERP چه بخشهایی را به هم وصل میکند؟
در یک شرکت بازرگانی یا پخش محدود، ERP معمولا این بخشها را پوشش میدهد:
- فروش، پیشفاکتور، فاکتور و برگشت از فروش
- خرید، سفارش خرید، فاکتور خرید و تامینکننده
- انبار، رسید، حواله، گردش کالا و مانده موجودی
- حسابداری، اسناد، بدهیها، مطالبات و گزارش مالی
- خزانه، دریافت، پرداخت، بانک و چک
- گزارش مدیریتی برای دیدن وضعیت شرکت در یک نگاه
ارزش ERP وقتی مشخص میشود که این بخشها از هم جدا نباشند. مثلا اگر کالایی زیر حداقل موجودی برسد، سیستم باید بتواند این موضوع را به خرید و گزارش مدیریتی وصل کند. اگر مشتری بدهی معوق دارد، تیم فروش باید قبل از ثبت سفارش بعدی آن را ببیند.
ERP برای چه شرکتهایی زودتر معنی پیدا میکند؟
ERP بیشتر به درد شرکتی میخورد که عملیاتش تکرارشونده و قابل اندازهگیری شده است. یعنی شرکت هر روز فروش دارد، خرید دارد، موجودی کالا تغییر میکند، چند نفر همزمان با اطلاعات کار میکنند و مدیر برای تصمیمگیری به گزارش بهروز نیاز دارد.
اگر شرکت فقط چند تراکنش محدود در ماه دارد، شاید یک نرمافزار حسابداری ساده کافی باشد. اما وقتی انبار، فروش، وصول مطالبات و خرید همزمان مهم میشوند، نرمافزارهای جداگانه معمولا باعث دوبارهکاری میشوند.
ERP قرار نیست همه چیز را پیچیده کند
یکی از برداشتهای اشتباه این است که ERP یعنی پروژهای بزرگ، پرهزینه و طولانی. در عمل، ERP خوب باید مرحلهای اجرا شود. بهتر است اول فرآیندهای اصلی مثل فروش، انبار و مالی نظم بگیرند و بعد امکانات تکمیلی مثل چک، تسویه، گزارشهای پیشرفته یا دستیار هوشمند اضافه شود.
برای شرکتهای کوچک و متوسط، ERP زمانی موفق است که کار روزمره را سادهتر کند، نه اینکه کاربران را در فرمهای زیاد و اصطلاحات پیچیده گرفتار کند. سیستم باید به زبان همان کسبوکار حرف بزند: سفارش، کالا، مشتری، تامینکننده، موجودی، بدهی، طلب و سود.
جمعبندی
ERP یعنی دادههای اصلی شرکت در یک مسیر مشترک حرکت کنند. فروش از انبار خبر داشته باشد، حسابداری از عملیات تغذیه شود، مدیر گزارش بهروز ببیند و تیمها کمتر دنبال فایل و عدد پراکنده بگردند. اگر شرکت به مرحلهای رسیده که تصمیمها باید سریعتر و دقیقتر گرفته شوند، ERP دیگر فقط یک گزینه نرمافزاری نیست؛ بخشی از زیرساخت مدیریت شرکت است.