تراز آزمایشی گزارشی است که مانده حسابها را در یک دوره مشخص نشان میدهد و کمک میکند حسابدار بررسی کند جمع بدهکار و بستانکار با هم برابر هستند یا نه. این گزارش معمولا قبل از تهیه گزارشهایی مثل سود و زیان و ترازنامه بررسی میشود.
نام «آزمایشی» به این دلیل است که گزارش برای کنترل و آزمون صحت ثبتها استفاده میشود. البته برابر بودن تراز آزمایشی به تنهایی ثابت نمیکند همه چیز درست است، اما اگر برابر نباشد، حتما باید خطا بررسی شود.
تراز آزمایشی چه چیزی نشان میدهد؟
در تراز آزمایشی، فهرست حسابها همراه با گردش و مانده بدهکار یا بستانکار نمایش داده میشود. بسته به نوع گزارش، ممکن است فقط مانده حسابها دیده شود یا گردش دوره هم نمایش داده شود.
اطلاعات رایج در تراز آزمایشی:
- کد و نام حساب
- گردش بدهکار دوره
- گردش بستانکار دوره
- مانده بدهکار
- مانده بستانکار
این گزارش برای کنترل کلی دفاتر، پیدا کردن ماندههای غیرعادی و آمادهسازی گزارشهای مالی استفاده میشود.
مثال ساده
فرض کنید در پایان ماه، حساب بانک مانده بدهکار دارد، حساب فروش مانده بستانکار دارد و حساب هزینهها مانده بدهکار دارند. تراز آزمایشی همه این ماندهها را کنار هم نشان میدهد تا حسابدار تصویر کلی حسابها را ببیند.
اگر جمع ستون بدهکار و بستانکار برابر نباشد، یعنی در ثبتها یا انتقال ماندهها مشکلی وجود دارد. اما اگر برابر باشد، باز هم ممکن است اشتباهاتی مثل ثبت در حساب اشتباه وجود داشته باشد.
تراز آزمایشی چه خطاهایی را پیدا نمیکند؟
تراز آزمایشی فقط برابری ریاضی بدهکار و بستانکار را کنترل میکند. اگر یک خرید به جای حساب موجودی کالا در حساب هزینه ثبت شده باشد، ممکن است تراز همچنان برابر باشد، اما گزارش مدیریتی اشتباه شود.
نمونه خطاهایی که ممکن است با تراز برابر هم باقی بمانند:
- ثبت رویداد در حساب اشتباه
- ثبت مبلغ درست در طرفهای اشتباه اما متعادل
- فراموش شدن کامل یک رویداد مالی
- ثبت تکراری یک سند
برای همین، تراز آزمایشی باید همراه با دفتر کل، گزارش تفصیل و کنترل اسناد بررسی شود.
تراز آزمایشی در ERP چه ارزشی دارد؟
در ERP، تراز آزمایشی وقتی ارزشمندتر میشود که به عملیات واقعی وصل باشد. مثلا اگر مانده موجودی کالا در حسابداری با گزارش انبار اختلاف دارد، باید بتوان مسیر اختلاف را از سند حسابداری تا رسید، حواله، خرید یا فروش دنبال کرد.
اگر حسابداری و عملیات جدا باشند، تراز آزمایشی فقط یک گزارش مالی است. اما وقتی فروش، خرید، انبار و خزانه به حسابداری وصل باشند، تراز آزمایشی به ابزاری برای کنترل کل سیستم تبدیل میشود.
جمعبندی
تراز آزمایشی یکی از گزارشهای پایه برای بررسی سلامت ثبتهای حسابداری است. این گزارش جای تحلیل مالی را نمیگیرد، اما بدون آن کنترل حسابها سخت میشود. در یک ERP خوب، تراز آزمایشی باید به دادههای عملیاتی قابل ردیابی وصل باشد.