دفتر روزنامه و دفتر کل دو گزارش پایه در حسابداری هستند. دفتر روزنامه رویدادهای مالی را به ترتیب تاریخ ثبت میکند، اما دفتر کل همان اطلاعات را بر اساس حسابها مرتب میکند تا مانده و گردش هر حساب مشخص باشد.
اگر بخواهیم ساده بگوییم، دفتر روزنامه به این سوال جواب میدهد: «در هر تاریخ چه سندی ثبت شده؟» دفتر کل به این سوال جواب میدهد: «برای این حساب خاص چه اتفاقهایی افتاده و مانده آن چقدر است؟»
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه فهرست اسناد حسابداری به ترتیب تاریخ است. هر سند نشان میدهد در یک رویداد مالی، چه حسابهایی بدهکار و بستانکار شدهاند و مبلغ هر ردیف چقدر بوده است.
در دفتر روزنامه معمولا این اطلاعات دیده میشود:
- تاریخ سند
- شماره سند
- شرح سند
- حسابهای بدهکار و بستانکار
- مبلغ هر ردیف
برای بررسی جریان زمانی عملیات، دفتر روزنامه بسیار مفید است. مثلا میتوان دید در یک روز مشخص چه فروشها، دریافتها یا پرداختهایی ثبت شدهاند.
دفتر کل چیست؟
دفتر کل اطلاعات را بر اساس حسابها نمایش میدهد. مثلا اگر حساب «بانک ملت» را باز کنید، تمام ردیفهایی که روی این حساب اثر گذاشتهاند دیده میشوند؛ دریافتها، پرداختها، انتقالها و مانده نهایی.
دفتر کل برای پاسخ به سوالهایی مثل این استفاده میشود:
- گردش حساب فروش در این ماه چقدر بوده است؟
- مانده حساب دریافتنی مشتریان چقدر است؟
- چه سندهایی روی حساب موجودی کالا اثر گذاشتهاند؟
- مانده بانک در پایان دوره چقدر است؟
تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل
| گزارش | نگاه اصلی | کاربرد |
|---|---|---|
| دفتر روزنامه | ترتیب تاریخی اسناد | بررسی رویدادها به ترتیب ثبت |
| دفتر کل | گردش هر حساب | کنترل مانده و جزئیات حسابها |
هر دو گزارش از یک منبع میآیند: سند حسابداری. تفاوت آنها در نحوه نمایش اطلاعات است.
مثال ساده
فرض کنید شرکت در یک روز سه رویداد دارد: فروش نقدی، خرید نسیه و پرداخت به تامینکننده. در دفتر روزنامه، هر سه رویداد به ترتیب تاریخ و شماره سند دیده میشوند. اما در دفتر کل، اگر حساب بانک را باز کنید، فقط ردیفهایی را میبینید که روی بانک اثر گذاشتهاند.
این تفاوت در شرکتهای پر تراکنش بسیار مهم است. مدیر مالی ممکن است برای کنترل روزانه اسناد به دفتر روزنامه نگاه کند، اما برای بررسی مانده حسابها به دفتر کل نیاز دارد.
دفتر کل در ERP چه نقشی دارد؟
در ERP، دفتر کل زمانی مفیدتر است که هر ردیف آن به عملیات منبع وصل باشد. مثلا اگر در دفتر کل حساب فروش یک عدد دیده میشود، باید بتوان فهمید این عدد از کدام فاکتور یا برگشت فروش آمده است.
وقتی دفتر کل فقط خروجی حسابداری باشد و به عملیات وصل نباشد، پیدا کردن علت اعداد زمانبر میشود. اما اگر سیستم یکپارچه باشد، مسیر از دفتر کل به سند، فاکتور، دریافت یا گردش کالا قابل پیگیری است.
جمعبندی
دفتر روزنامه و دفتر کل دو زاویه متفاوت از یک واقعیت هستند. دفتر روزنامه ترتیب زمانی اسناد را نشان میدهد و دفتر کل گردش هر حساب را. برای شرکتهایی که فروش، خرید، انبار و خزانه فعال دارند، این گزارشها باید دقیق، قابل جستوجو و متصل به عملیات باشند.